Key Performance Indicators (KPI’s) zijn meetbare doelstellingen die worden gebruikt om de prestaties van een organisatie of een specifiek proces te evalueren. In de context van aanbestedingen worden KPI’s gebruikt om de effectiviteit van het tenderproces te meten en te verbeteren. Door het volgen van de juiste KPI’s kun je inzicht krijgen in welke stappen in het proces goed werken en welke verbeterd kunnen worden, zoals het succespercentage van je inschrijvingen of de tijd die nodig is om een inschrijving voor te bereiden.
KPI’s helpen bedrijven om hun tenderstrategie te optimaliseren door zwakke punten in het proces te identificeren en te verbeteren. Het meten van KPI’s zorgt ervoor dat je tenderteam gefocust blijft op wat belangrijk is en stelt je in staat om je strategie bij te sturen waar nodig. Door regelmatig je KPI’s te monitoren, kun je de efficiëntie van je tenderproces verbeteren en je kans op succes in aanbestedingen vergroten.
1. Aantal gewonnen aanbestedingen:
Het succespercentage van je inschrijvingen is een van de belangrijkste KPI’s. Dit KPI meet hoeveel aanbestedingen je hebt gewonnen in verhouding tot het aantal inschrijvingen dat je hebt gedaan. Een hoog succespercentage betekent dat je tenderstrategie effectief is en goed aansluit op de wensen van de aanbestedende diensten.
Tip: Analyseer waarom je aanbestedingen wint en waarom je soms verliest. Dit kan je helpen om je EMVI-uitwerking te verbeteren of je prijsstrategie aan te passen.
2. Gemiddelde tijd voor inschrijving:
Hoe lang duurt het om een volledige inschrijving voor te bereiden en in te dienen? Dit KPI meet de efficiëntie van je tenderteam en je processen. Als je te veel tijd kwijt bent aan het voorbereiden van een inschrijving, kan dit je flexibiliteit beperken en de kosten verhogen.
Voorbeeld: Stel dat je gemiddeld 30 dagen nodig hebt om een inschrijving in te dienen, terwijl concurrenten slechts 20 dagen nodig hebben. Door je interne processen te optimaliseren, kun je sneller reageren en meer aanbestedingen winnen.
3. Kosten per inschrijving:
Dit KPI meet de gemiddelde kosten die je maakt bij het voorbereiden en indienen van een inschrijving. Denk hierbij aan de kosten van personeel, externe adviseurs, documentatie, en eventuele technische ondersteuning. Het verlagen van de kosten per inschrijving zonder in te leveren op kwaliteit kan je winstmarges verbeteren en je competitief voordeel vergroten.
4. Aantal inschrijvingen per jaar:
Dit KPI houdt bij hoeveel inschrijvingen je bedrijf per jaar indient. Dit helpt je om te zien hoe actief je bent in de aanbestedingsmarkt. Een gezond aantal inschrijvingen per jaar geeft aan dat je organisatie actief deelneemt aan aanbestedingen, terwijl een te laag aantal erop kan wijzen dat je kansen mist.
5. Succespercentage van EMVI-uitwerkingen:
Een KPI die meet hoe goed je EMVI-uitwerkingen scoren op de gunningscriteria. Dit KPI geeft je inzicht in de kwaliteit van je kwalitatieve inschrijvingen. Als je ziet dat je laag scoort op bepaalde onderdelen van de EMVI, kun je hier specifiek op inspelen om je kans op succes te vergroten.
6. Gemiddelde gunningsscore:
Deze KPI geeft aan hoe hoog je gemiddeld scoort op de gunningscriteria van aanbestedingen. Door te analyseren hoe je presteert op verschillende gunningscriteria, zoals prijs, kwaliteit, duurzaamheid of risicomanagement, kun je gericht verbeteringen aanbrengen in je inschrijvingen.
7. Aantal aanbestedingen waarin je preselectie behaalt:
Dit KPI houdt bij hoe vaak je door de eerste selectiefase komt in een aanbestedingsprocedure. Dit geeft je inzicht in hoe goed je bedrijf presteert tijdens de eerste ronde van aanbestedingen en of je preselectiecriteria goed begrijpt.
8. Klanttevredenheid na gunning:
Dit KPI meet de tevredenheid van de aanbestedende dienst na gunning. Het is belangrijk om te weten hoe goed je hebt voldaan aan de verwachtingen van de klant nadat je de opdracht hebt gewonnen. Tevreden klanten zijn meer geneigd om je in de toekomst opnieuw te selecteren voor projecten.
9. Aantal klachten of afwijzingen:
Dit KPI houdt bij hoeveel keer je inschrijvingen zijn afgewezen of klachten hebt ontvangen van aanbestedende diensten. Een hoog aantal afwijzingen kan erop wijzen dat je iets moet aanpassen in je proces of dat je niet goed aansluit op de eisen van de klant.
1. Bepaal de juiste KPI’s voor jouw organisatie:
Niet elke KPI is relevant voor elk bedrijf. Het is belangrijk om KPI’s te selecteren die passen bij de specifieke doelen en strategieën van jouw organisatie. Als je bijvoorbeeld een groot volume aan inschrijvingen indient, maar je succespercentage laag is, wil je je KPI’s richten op verbetering van de kwaliteit van je inschrijvingen.
2. Monitor KPI’s regelmatig:
Het is belangrijk om regelmatig je KPI’s te monitoren en bij te houden. Dit stelt je in staat om trends te zien en tijdig bij te sturen. Zorg dat je vaste momenten hebt waarop je de voortgang bespreekt met je tenderteam en dat je cijfers analyseert over langere periodes om een duidelijk beeld te krijgen.
3. Gebruik KPI’s om bij te sturen:
KPI’s zijn pas nuttig als je de resultaten gebruikt om actie te ondernemen. Als je bijvoorbeeld merkt dat de kosten per inschrijving te hoog zijn, kun je manieren zoeken om je processen te optimaliseren of onnodige kosten te verminderen. Als je ziet dat je gemiddeld slecht scoort op bepaalde gunningscriteria, kun je je strategie aanpassen om hier beter op in te spelen.
4. Verbind KPI’s aan duidelijke doelstellingen:
Zorg ervoor dat elk KPI gekoppeld is aan concrete doelen. Bijvoorbeeld, als je KPI “Gemiddelde tijd voor inschrijving” is, kan je doelstelling zijn om die tijd met 15% te verkorten door gebruik te maken van snellere tools of een efficiëntere samenwerking binnen het team.
5. Maak KPI’s inzichtelijk voor het hele team:
Zorg dat je tenderteam altijd toegang heeft tot de laatste KPI-gegevens, zodat iedereen weet waar de verbeterpunten liggen en waar de focus moet liggen. Transparantie in prestaties en doelen kan helpen om het team gemotiveerd en gefocust te houden.
KPI’s zijn essentieel voor het verbeteren van de efficiëntie en effectiviteit van je tenderproces. Ze bieden inzicht in je prestaties, helpen je bij het identificeren van verbeterpunten en maken het mogelijk om beter gefundeerde strategische beslissingen te nemen. Door het juiste gebruik van KPI’s kun je je tenderstrategie optimaliseren en je kans op succes bij aanbestedingen vergroten.
