Een evaluatierapport na een verloren aanbesteding is een document waarin de aanbestedende dienst feedback geeft op je inschrijving. Dit rapport bevat meestal gedetailleerde informatie over de beoordeling van je inschrijving, inclusief hoe je hebt gescoord op verschillende gunningscriteria, zoals prijs, kwaliteit, risicomanagement, en meer. Het evaluatierapport biedt waardevolle inzichten in waarom je inschrijving niet succesvol was en welke verbeteringen je kunt aanbrengen om je kansen in toekomstige aanbestedingen te vergroten.
Een evaluatierapport is essentieel omdat het je laat zien waar je inschrijving tekort is geschoten en hoe je de volgende keer kunt verbeteren. In plaats van een verloren aanbesteding te beschouwen als een mislukking, kun je het evaluatierapport gebruiken als een leermoment. De feedback helpt je om patronen te herkennen, terugkerende fouten te corrigeren, en beter voorbereid te zijn voor toekomstige inschrijvingen. Het evaluatierapport fungeert als een strategisch hulpmiddel om je interne processen, je aanpak en je communicatie met de aanbestedende dienst te verfijnen.
1. Vraag altijd om een evaluatierapport:
Niet elke aanbestedende dienst biedt automatisch een evaluatierapport aan. Als dit niet direct beschikbaar wordt gesteld, is het belangrijk om proactief om het rapport te vragen. Aanbestedende diensten zijn verplicht om, in de meeste gevallen, feedback te geven aan inschrijvers. Door om deze feedback te vragen, laat je zien dat je serieus bent over je toekomstige deelname en bereid bent om te leren.
Tip: Vraag niet alleen om kwantitatieve scores, maar ook om kwalitatieve feedback die je helpt te begrijpen waarom bepaalde keuzes zijn gemaakt.
2. Analyseer de resultaten op gunningscriteria:
Wanneer je het evaluatierapport ontvangt, analyseer je de feedback zorgvuldig per gunningscriterium. Kijk naar de onderdelen waarop je laag hebt gescoord en identificeer de belangrijkste zwakke punten in je inschrijving. Dit kan variëren van een onvoldoende uitgewerkt risicomanagementplan tot een minder competitieve prijs. Let vooral op terugkerende feedback in meerdere aanbestedingen.
Voorbeeld: Als je merkt dat je inschrijvingen herhaaldelijk laag scoren op technische specificaties, kan dit betekenen dat je moet investeren in beter projectmanagement of technische expertise.
3. Vergelijk je inschrijving met die van de winnaar:
Het evaluatierapport biedt vaak inzicht in hoe je hebt gepresteerd ten opzichte van de winnende inschrijving. Vergelijk je score met die van de winnende partij om te begrijpen waar het verschil in waardering zat. Dit helpt om te identificeren waar je strategie niet voldoende was afgestemd op de gunningscriteria.
Tip: Probeer te achterhalen wat de winnende partij anders heeft gedaan. Dit kan je helpen om te bepalen welke elementen in je toekomstige inschrijvingen extra aandacht verdienen.
4. Betrek je hele team bij de evaluatie:
Deel de feedback van het evaluatierapport met je hele tenderteam. Betrek iedereen die heeft bijgedragen aan de inschrijving, zoals projectmanagers, technische specialisten en verkoopteams, bij het analyseren van de resultaten. Dit zorgt ervoor dat alle betrokkenen leren van de feedback en helpt om het proces in de toekomst te verbeteren.
Tip: Organiseer een post-tender evaluatievergadering waarin je het rapport bespreekt, verbeterpunten identificeert en actiepunten vaststelt voor toekomstige inschrijvingen.
5. Stel actiepunten op voor verbetering:
Op basis van de analyse van het evaluatierapport kun je concrete actiepunten opstellen om je toekomstige inschrijvingen te verbeteren. Dit kan variëren van het verbeteren van de kwaliteit van je EMVI-uitwerking tot het ontwikkelen van een betere prijsstrategie. Het is belangrijk dat deze actiepunten specifiek en meetbaar zijn, zodat je ze kunt opvolgen en integreren in je volgende inschrijving.
Voorbeeld: Als de feedback aangeeft dat je niet voldoende risicobeheersingsmaatregelen hebt gepresenteerd, stel dan als actiepunt dat je bij toekomstige aanbestedingen een gedetailleerder risicomanagementplan toevoegt.
6. Leer van je fouten en vermijd herhaling:
Een van de belangrijkste voordelen van evaluatierapporten is dat ze je helpen om herhaalde fouten te vermijden. Zorg ervoor dat je lering trekt uit de fouten en tekortkomingen die in het rapport worden genoemd, zodat je ze niet opnieuw maakt in toekomstige inschrijvingen. Door een consistent verbeteringsproces toe te passen, zorg je ervoor dat je inschrijvingen steeds sterker worden.
Tip: Houd een logboek bij waarin je alle feedback uit eerdere evaluatierapporten verzamelt, zodat je terugkerende problemen kunt identificeren en gerichter kunt verbeteren.
Evaluatierapporten bieden waardevolle inzichten die je helpen om je toekomstige inschrijvingen te verbeteren. Door grondig te analyseren waar je inschrijving tekort is geschoten en actie te ondernemen op de feedback, kun je je kans op succes in volgende aanbestedingen aanzienlijk vergroten. Het evaluatierapport is een cruciaal onderdeel van een leerproces waarmee je je tenderteam en strategie voortdurend kunt verbeteren en optimaliseren.
