Wat is een SWOT-analyse bij aanbestedingen?

Een SWOT-analyse is een strategisch hulpmiddel dat staat voor Strengths (Sterktes), Weaknesses (Zwaktes), Opportunities (Kansen), en Threats (Bedreigingen). In de context van aanbestedingen wordt een SWOT-analyse gebruikt om de interne en externe factoren te identificeren die van invloed kunnen zijn op het succes van je inschrijving. Door een SWOT-analyse uit te voeren, kun je beter begrijpen waar je sterke punten liggen, waar verbeteringen nodig zijn, en welke kansen en bedreigingen zich voordoen in de markt of bij de specifieke aanbesteding.

Waarom is een SWOT-analyse belangrijk bij aanbestedingen?

Een SWOT-analyse helpt je om een helder beeld te krijgen van je huidige positie in de aanbestedingsmarkt en om strategische beslissingen te nemen die je kansen op succes vergroten. Het stelt je in staat om je inschrijving beter af te stemmen op de gunningscriteria en om je USP’s (Unique Selling Points) effectief te benutten. Door zwaktes aan te pakken en in te spelen op kansen, kun je je inschrijving versterken en beter positioneren ten opzichte van de concurrentie.

Voordelen van een SWOT-analyse bij aanbestedingen:

• Strategisch inzicht: Een SWOT-analyse geeft je een duidelijk overzicht van de interne en externe factoren die van invloed zijn op je succes bij aanbestedingen.
• Risicobeheersing: Door zwaktes en bedreigingen te identificeren, kun je proactief risicobeheersingsmaatregelen nemen, wat aansluit op een goede risicoanalyse.
• Gerichte verbeteringen: Door te focussen op je zwaktes en deze te verbeteren, kun je je inschrijving optimaliseren en je positionering versterken.
• Kansoptimalisatie: Door kansen in de markt te identificeren, kun je je strategie aanpassen en nieuwe mogelijkheden benutten die je concurrentievoordeel opleveren.

Hoe voer je een SWOT-analyse uit voor een aanbesteding?

1. Sterktes (Strengths): Identificeer je sterke punten die relevant zijn voor de aanbesteding. Dit kunnen je technische expertise, ervaring met vergelijkbare projecten, goede referenties, of een sterke EMVI-uitwerking zijn. Sterktes moeten zichtbaar zijn in je inschrijving en je onderscheiden van de concurrentie.
2. Zwaktes (Weaknesses): Analyseer de zwaktes van je organisatie of inschrijving. Dit kan bijvoorbeeld een gebrek aan ervaring in een specifieke sector zijn, beperkte middelen, of een minder concurrerende prijs. Wees eerlijk en gebruik de zwaktes als een kans om te verbeteren. Formuleer acties om deze zwaktes aan te pakken, zoals het versterken van je team of het verbeteren van je plan van aanpak.
3. Kansen (Opportunities): Bekijk de externe kansen die de aanbesteding biedt. Dit kunnen marktkansen zijn, zoals een groeiende vraag naar duurzame oplossingen, of specifieke criteria in de aanbestedingsdocumenten waar je goed op kunt inspelen. Door kansen te benutten, kun je je inschrijving nog sterker maken en je waardepropositie voor de aanbestedende dienst verhogen.
4. Bedreigingen (Threats): Identificeer de bedreigingen die van invloed kunnen zijn op je inschrijving. Dit kunnen sterke concurrenten zijn, strenge regelgeving, of marktveranderingen die je positie kunnen verzwakken. Door bedreigingen te herkennen, kun je proactieve maatregelen nemen om je risico’s te beheersen en je strategie aan te passen.

Voorbeeld van een SWOT-analyse bij een aanbesteding:

Sterktes:

• Uitgebreide ervaring met vergelijkbare projecten in de publieke sector.
• Sterke kwaliteitsborging en focus op duurzaamheid.
• Ervaren team met bewezen technische expertise.

Zwaktes:

• Minder ervaring met projecten van dezelfde schaalgrootte als de huidige aanbesteding.
• Beperkte capaciteit om snel te schalen bij onverwachte veranderingen.

Kansen:

• Groeiende vraag naar duurzame oplossingen, wat aansluit bij de expertise van je bedrijf.
• Specifieke focus van de aanbestedende dienst op innovatieve aanpakken, wat kansen biedt om je USP’s te benadrukken.

Bedreigingen:

• Sterke concurrenten met een bewezen trackrecord op dit specifieke terrein.
• Strikte eisen aan tijdlijnen die druk kunnen zetten op de capaciteit van het team.

Hoe gebruik je de resultaten van een SWOT-analyse?

Optimaliseer je inschrijving: Gebruik je sterke punten om je aanbieding te versterken en communiceer duidelijk wat je te bieden hebt. Werk aan de zwaktes die je kunt verbeteren voordat je de inschrijving indient.

Strategische aanpassingen: Pas je strategie aan om beter in te spelen op kansen en bedreigingen. Dit kan betekenen dat je je prijsstrategie aanpast, je risicomanagementstrategie aanscherpt, of je team uitbreidt.

Communiceer effectief: Laat in je inschrijving duidelijk zien hoe je je sterke punten benut en hoe je de risico’s die uit de SWOT-analyse naar voren komen beheerst.

Veelgemaakte fouten bij het uitvoeren van een SWOT-analyse:

Te oppervlakkige analyse: Zorg dat je SWOT-analyse gedetailleerd is en niet alleen gebaseerd is op oppervlakkige aannames. Onderbouw je bevindingen met data en concrete voorbeelden.

Geen actie ondernemen op zwaktes: Het identificeren van zwaktes is pas nuttig als je er daadwerkelijk iets aan doet. Maak een actieplan om deze te verbeteren.

Over het hoofd zien van externe factoren: Een SWOT-analyse is pas compleet als je ook de externe kansen en bedreigingen in kaart brengt die van invloed kunnen zijn op je inschrijving.

Conclusie: Wat is een SWOT-analyse bij aanbestedingen en waarom is het belangrijk?

Een SWOT-analyse is een krachtig strategisch hulpmiddel dat je helpt om een duidelijk beeld te krijgen van je positie in het aanbestedingsproces. Door je sterke punten te benutten, zwaktes aan te pakken, kansen te grijpen en bedreigingen te beheersen, kun je je inschrijving optimaliseren en je kans op succes vergroten. Het is een essentieel onderdeel van een winnende tenderstrategie die ervoor zorgt dat je inschrijving niet alleen voldoet aan de technische eisen, maar ook strategisch sterk is.