Wat is een strategiesessie?

Een strategiesessie is een gestructureerde bijeenkomst waarin het tenderteam samenkomt om de aanpak voor een specifieke aanbesteding of tender te bespreken en te ontwikkelen. Het doel van een strategiesessie is om een duidelijke en effectieve strategie te formuleren die je kansen op het winnen van de aanbesteding vergroot. Dit kan onder andere inhouden: het identificeren van de belangrijkste gunningscriteria, het uitwerken van een plan van aanpak, en het bepalen van de USP’s (Unique Selling Points) die je aanbod onderscheiden van de concurrentie.

Waarom is een strategiesessie belangrijk?

Een strategiesessie helpt het team om gezamenlijk de inschrijvingsstrategie te bepalen en te zorgen dat iedereen op één lijn zit. Het stelt je in staat om de kernpunten van de aanbesteding grondig te bespreken, mogelijke risico’s in kaart te brengen en een effectieve aanpak te definiëren. Door vroeg in het proces een strategiesessie te houden, kun je valkuilen vermijden, de sterktes van je team benutten en ervoor zorgen dat je inschrijving volledig aansluit bij de eisen en verwachtingen van de aanbestedende dienst.

Voordelen van een strategiesessie:

• Gezamenlijke besluitvorming: Een strategiesessie brengt verschillende perspectieven samen en zorgt ervoor dat alle belangrijke aspecten van de inschrijving worden besproken.
• Risicoanalyse: Tijdens de strategiesessie kan het team potentiële risico’s identificeren en bespreken hoe deze beheerst kunnen worden, wat aansluit op de risicomanagementstrategie van het project.
• Focus op kwaliteit: Door de gezamenlijke focus op de EMVI-criteria en andere gunningscriteria, kun je ervoor zorgen dat de inschrijving niet alleen technisch voldoet, maar ook strategisch sterk is.
• Teamcohesie en betrokkenheid: Een strategiesessie verhoogt de betrokkenheid van het team en zorgt ervoor dat iedereen zich eigenaar voelt van de strategie, wat leidt tot een meer gecoördineerde en consistente inschrijving.

Hoe voer je een effectieve strategiesessie uit?

Voorbereiding:

Zorg dat je goed voorbereid aan de strategiesessie begint. Dit betekent dat je de aanbestedingsdocumenten, zoals de selectieleidraad en de gunningscriteria, grondig hebt doorgenomen. Stel ook een agenda op waarin de belangrijkste onderwerpen worden benoemd, zoals de doelstellingen van de inschrijving, de SWOT-analyse van je positie ten opzichte van concurrenten, en de uitwerking van je plan van aanpak.

Betrek de juiste mensen:

Nodig de belangrijkste stakeholders uit, zoals je tenderteam, projectleiders, sales, en technische experts. Zorg dat alle benodigde expertise aan tafel zit om een goed onderbouwde strategie te ontwikkelen.

Definieer de gunningscriteria en focuspunten:

Bespreek de gunningscriteria en bepaal waar je je op moet richten om de hoogste score te behalen. Zorg dat de focus niet alleen ligt op de prijs, maar ook op kwalitatieve aspecten die je inschrijving sterker maken.

Identificeer risico’s en kansen:

Gebruik de sessie om mogelijke risico’s in kaart te brengen en te bespreken hoe deze beheerst kunnen worden. Denk aan marktrisico’s, technische uitdagingen, of capaciteitsproblemen. Een sterke risicoanalyse kan je inschrijving onderscheiden.

Formuleer de USP’s en kernboodschappen:

Bepaal welke unieke voordelen je aanbod heeft ten opzichte van concurrenten en hoe je deze het beste kunt presenteren in de inschrijving. Zorg dat je kernboodschappen duidelijk en consistent zijn in alle onderdelen van de inschrijving.

Maak afspraken over verantwoordelijkheden en deadlines:

Wijs taken en verantwoordelijkheden toe aan de teamleden en stel duidelijke deadlines. Dit zorgt voor een georganiseerde en gestructureerde uitvoering van de strategie die in de sessie is besproken.

Veelgemaakte fouten tijdens strategiesessies en hoe je ze kunt vermijden

• Gebrek aan voorbereiding: Zonder gedegen voorbereiding kan een strategiesessie rommelig verlopen en weinig resultaat opleveren. Zorg dat alle deelnemers goed op de hoogte zijn van de aanbestedingsdocumenten en dat er een duidelijke agenda is.
• Te breed of vaag blijven: Focus tijdens de sessie op concrete acties en beslissingen in plaats van algemene discussies. Maak de strategie specifiek en gericht op de gunningscriteria.
• Niet luisteren naar alle stemmen: Zorg dat iedereen aan het woord komt, vooral de experts die vaak waardevolle inzichten hebben. Eenzijdige discussies leiden vaak tot een minder uitgebalanceerde strategie.
• Geen opvolging: Zonder duidelijke actiepunten en verantwoordelijkheden blijft de strategie hangen in de sessie zelf. Volg na de sessie direct op met taken en een plan van aanpak.

Conclusie: Wat is een strategiesessie en waarom is het belangrijk?

Een strategiesessie is een essentieel onderdeel van de voorbereiding op een aanbesteding. Het helpt je team om de strategie scherp te stellen, risico’s te beheersen en een overtuigende inschrijving op te stellen die aansluit bij de wensen van de aanbestedende dienst. Door de input van het hele team te benutten en duidelijke afspraken te maken, vergroot je je kans op een succesvolle inschrijving aanzienlijk.