Wat is Best Value Procurement?

Best Value Procurement (BVP) is een aanbestedingsmethode die de nadruk legt op het selecteren van de leverancier die de meeste waarde biedt in plaats van alleen naar de laagste prijs te kijken. Bij BVP wordt gekeken naar de totale prestaties van de inschrijver, inclusief kwaliteit, risico’s, innovatief vermogen, en meerwaarde die de leverancier kan leveren. Het doel is om niet alleen de goedkoopste, maar vooral de meest competente partij te selecteren die in staat is om een project succesvol en efficiënt uit te voeren.

Hoe werkt Best Value Procurement?

Best Value Procurement werkt volgens een gestructureerde aanpak waarbij aanbieders niet alleen worden beoordeeld op prijs, maar vooral op hun capaciteiten om meerwaarde te leveren. Dit gebeurt door middel van een aantal belangrijke fasen die gericht zijn op het identificeren en benutten van de expertise van de inschrijvers:

1. Prestatieonderbouwing:

Inschrijvers moeten een prestatieonderbouwing indienen waarin ze beschrijven hoe ze de opdracht gaan aanpakken en welke meerwaarde ze kunnen bieden. Dit document focust niet alleen op wat ze doen, maar ook op waarom ze het beter doen dan anderen. Het is belangrijk om de USP’s (Unique Selling Points) van je bedrijf duidelijk te benadrukken.

2. Interviews:

Een uniek onderdeel van BVP is de interviewfase, waarin sleutelfiguren van de inschrijvende partijen worden geïnterviewd. Deze interviews zijn bedoeld om te bepalen of de betrokken personen daadwerkelijk de expertise en kennis hebben die nodig zijn om de opdracht uit te voeren. Dit onderdeel helpt om de verantwoordelijkheid van de inschrijvers te waarborgen.

3. Risicoanalyse:

Bij BVP is risicomanagement een essentieel onderdeel. Inschrijvers moeten een gedetailleerde risicoanalyse aanleveren waarin ze niet alleen de potentiële risico’s identificeren, maar ook aantonen hoe ze deze risico’s zullen beheersen. Dit helpt de aanbestedende dienst om vertrouwen te krijgen in de capaciteiten van de inschrijver om problemen proactief aan te pakken.

4. Plan van aanpak:

Naast de prestatieonderbouwing en risicoanalyse, wordt een plan van aanpak ingediend dat laat zien hoe de inschrijver de opdracht daadwerkelijk zal uitvoeren. Het plan van aanpak moet duidelijk en beknopt zijn en aansluiten bij de eisen uit de selectieleidraad en andere aanbestedingsdocumenten.

5. Beoordeling en selectie:

De aanbestedende dienst beoordeelt de inschrijvingen op basis van hun prestatieonderbouwing, interviews, risicoanalyse, en plan van aanpak. Er wordt gekeken naar de totale waarde die de inschrijver biedt in plaats van alleen naar de laagste prijs.

Waarom wordt Best Value Procurement gebruikt?

BVP wordt steeds populairder omdat het de focus verlegt van prijs naar kwaliteit en waardecreatie. Het helpt om de beste partij te selecteren die niet alleen de opdracht kan uitvoeren, maar dit ook beter en efficiënter kan doen dan de concurrentie. Dit leidt vaak tot betere projectresultaten, lagere risico’s en meer innovatie.

Voordelen van Best Value Procurement:

• Focus op kwaliteit: BVP legt de nadruk op kwaliteit en prestaties, wat leidt tot een hogere waarde voor de aanbestedende dienst.
• Betere risicobeheersing: Door gedetailleerde risicoanalyses verplicht BVP inschrijvers om proactief na te denken over potentiële problemen en hun oplossingen.
• Stimulering van innovatie: Omdat BVP inschrijvers uitdaagt om hun meerwaarde te laten zien, stimuleert het innovatieve oplossingen en methoden.
• Efficiënte projectuitvoering: BVP selecteert partijen die niet alleen de goedkoopste oplossing bieden, maar ook de meest efficiënte, wat vaak leidt tot kortere doorlooptijden en lagere kosten op de lange termijn.

Nadelen van Best Value Procurement:

• Complexiteit: De uitgebreide documentatie, interviews en beoordelingen maken BVP tot een complex en tijdrovend proces, zowel voor inschrijvers als voor de aanbestedende dienst.
• Hoogte van de documentatie-eisen: De eisen aan de inschrijving zijn vaak hoger, wat betekent dat bedrijven met minder ervaring moeite kunnen hebben om te concurreren.

Best Value Procurement in de praktijk

BVP wordt vaak toegepast bij complexe en risicovolle projecten zoals infrastructuur, bouwprojecten, en IT-diensten, waar de selectie van de juiste leverancier cruciaal is voor het succes van het project. Door te focussen op de competenties van de inschrijvers in plaats van alleen de prijs, zorgt BVP ervoor dat de meest competente partij wordt geselecteerd.

Tips om succesvol te zijn in Best Value Procurement:

• Lever gedetailleerde prestatieonderbouwingen: Zorg dat je de specifieke meerwaarde van je aanbod duidelijk en concreet beschrijft.
• Bereid je voor op de interviews: Zorg dat de sleutelfiguren goed zijn voorbereid en dat hun kennis en expertise goed tot uiting komen tijdens de interviews.
• Voer een grondige risicoanalyse uit: Identificeer niet alleen de risico’s, maar toon ook proactieve maatregelen om deze te beheersen.
• Stel een helder en praktisch plan van aanpak op: Zorg dat het plan van aanpak niet alleen uitvoerbaar is, maar ook aansluit op de specifieke eisen van de aanbestedende dienst.

Conclusie: Wat is Best Value Procurement en waarom is het belangrijk?

Best Value Procurement is een krachtige aanbestedingsstrategie die verder kijkt dan alleen de prijs en zich richt op het leveren van maximale waarde door de beste en meest competente partij te selecteren. Door de nadruk te leggen op prestaties, risicobeheersing en innovatie, zorgt BVP ervoor dat projecten niet alleen succesvol worden uitgevoerd, maar ook op een manier die de meeste waarde biedt aan de aanbestedende dienst.