Hoe voer je een marktverkenning uit voor aanbestedingen?

Een marktverkenning is een proces waarbij je informatie verzamelt over de markt, concurrentie, en potentiële aanbestedende diensten om je inschrijvingsstrategie te optimaliseren. In de context van aanbestedingen helpt marktverkenning om inzicht te krijgen in trends, behoeften van de markt, en het gedrag van concurrenten. Dit stelt je in staat om je inschrijving beter af te stemmen op de verwachtingen van de aanbestedende dienst en je positie ten opzichte van concurrenten te versterken.

Waarom is marktverkenning belangrijk bij aanbestedingen?

Een grondige marktverkenning helpt je om beter te begrijpen wat de aanbestedende dienst zoekt en hoe je je inschrijving kunt differentiëren. Het stelt je in staat om strategische beslissingen te nemen die je kansen op succes vergroten, zoals het aanpassen van je plan van aanpak, het uitwerken van je USP’s (Unique Selling Points), en het inschatten van de concurrentie. Door vooraf de markt te verkennen, kun je voorkomen dat je inschrijft op een manier die niet aansluit bij de specifieke wensen en eisen van de aanbestedende partij.

Voordelen van marktverkenning:

• Inzicht in concurrentie: Door de markt te verkennen, krijg je een goed beeld van je concurrenten, hun sterke punten en hun zwaktes. Dit helpt om je eigen aanbod te verbeteren en beter te positioneren.
• Beter afstemmen op gunningscriteria: Marktverkenning stelt je in staat om de gunningscriteria van de aanbesteding beter te begrijpen en hierop in te spelen in je inschrijving.
• Risicobeheersing: Door marktrisico’s vroegtijdig te identificeren, kun je proactief maatregelen nemen om deze risico’s te beheersen en je risicoanalyse te versterken.
• Strategische voordelen: Marktverkenning kan nieuwe kansen aan het licht brengen, zoals nichemarkten, veranderende klantbehoeften of innovaties die je kunt gebruiken om je inschrijving te versterken.

Hoe voer je een marktverkenning uit?

1. Verzamel informatie over de aanbestedende dienst: Begin met het verzamelen van zoveel mogelijk informatie over de aanbestedende dienst. Dit kan bestaan uit eerdere aanbestedingen, de bedrijfsstructuur, missie en visie, en hun prioriteiten. Analyseer welke type opdrachten ze uitschrijven en welke leveranciers eerder hebben gewonnen.
2. Onderzoek de markttrends: Kijk naar de trends die spelen in de sector waarin je actief bent. Dit kunnen technologische ontwikkelingen, veranderende regelgeving of economische veranderingen zijn die van invloed zijn op de aanbestedingen. Door inzicht te krijgen in de trends kun je je aanbod beter afstemmen op de toekomstige behoeften van de aanbestedende dienst.
3. Analyseer de concurrentie: Bestudeer je concurrenten grondig. Kijk naar hun eerdere inschrijvingen, sterke punten, zwaktes, en hoe zij zichzelf positioneren. Dit kan bijvoorbeeld door hun websites te analyseren, openbare referenties te bestuderen, of zelfs feedback op hun eerdere projecten te onderzoeken. Het is ook nuttig om de EMVI-uitwerking van concurrenten te bekijken als die openbaar is, om te leren wat wel en niet werkt.
4. Betrek interne expertise: Betrek de experts binnen je eigen organisatie die kennis hebben van de markt en de specifieke aanbesteding. Deze input kan van onschatbare waarde zijn voor het verder verfijnen van je strategie. Denk hierbij aan projectmanagers, verkoopteams of technische specialisten die eerder met vergelijkbare aanbestedingen te maken hebben gehad.
5. Voer een klantanalyse uit: Analyseer de specifieke behoeften en verwachtingen van de aanbestedende dienst. Wat zoeken ze precies? Welke problemen willen ze oplossen? Door te begrijpen wat de klant belangrijk vindt, kun je je inschrijving gerichter opstellen en de nadruk leggen op je USP’s die hierop inspelen.
6. Gebruik marktconsultaties: Sommige aanbestedende diensten houden marktconsultaties voorafgaand aan de formele uitvraag. Dit biedt een uitstekende kans om in gesprek te gaan met de aanbestedende dienst, vragen te stellen en je inzicht in hun behoeften te verdiepen. Het stelt je ook in staat om feedback te geven die van invloed kan zijn op de uiteindelijke aanbestedingscriteria.
7. Maak gebruik van externe bronnen en rapporten: Gebruik marktrapporten, onderzoeken, en externe data om een volledig beeld te krijgen van de markt. Deze bronnen kunnen waardevolle informatie bieden over trends, marktaandelen, en klantbehoeften die van belang kunnen zijn voor je inschrijving.

Toepassen van de resultaten van de marktverkenning

• Optimaliseer je inschrijving: Gebruik de inzichten die je hebt opgedaan om je inschrijving af te stemmen op de marktbehoeften en de specifieke eisen van de aanbestedende dienst. Pas je plan van aanpak aan om beter te voldoen aan de gunningscriteria en om je inschrijving sterker te maken.
• Versterk je positionering: Zet je sterke punten extra in de verf en werk aan je zwaktes. Door goed te weten waar je concurrenten minder goed presteren, kun je je eigen sterke punten extra benadrukken in je inschrijving.
• Pas je prijsstrategie aan: Marktverkenning kan ook inzichten bieden die je helpen om je prijsstrategie te verfijnen en concurrerender te maken. Dit kan door te zien wat gangbare prijzen zijn in de markt en hoe je je prijs kunt verantwoorden met toegevoegde waarde.

Veelgemaakte fouten bij marktverkenning

• Te beperkt onderzoek: Vaak wordt de marktverkenning te oppervlakkig uitgevoerd, waardoor belangrijke informatie wordt gemist. Zorg dat je breed kijkt en gebruik maakt van diverse bronnen.
• Geen actie ondernemen op verkregen inzichten: Marktverkenning is alleen nuttig als de verkregen informatie wordt toegepast in je inschrijving. Zorg dat je de resultaten vertaalt naar concrete verbeteringen.
• Niet anticiperen op veranderingen: De markt is continu in beweging. Houd rekening met veranderende trends en pas je strategie aan wanneer dat nodig is.

Conclusie: Hoe voer je een marktverkenning uit voor aanbestedingen?

Een grondige marktverkenning is een onmisbaar onderdeel van elke succesvolle aanbestedingsstrategie. Door de markt, concurrenten en de aanbestedende dienst goed te begrijpen, kun je je inschrijving optimaliseren en je kansen op succes vergroten. Het stelt je in staat om niet alleen te voldoen aan de eisen van de aanbesteding, maar om je inschrijving te laten uitblinken en een winnend aanbod neer te leggen.