Gunningscriteria zijn de specifieke voorwaarden en beoordelingsaspecten die worden gebruikt om inschrijvingen op een aanbesteding te evalueren en te selecteren. Het opstellen van duidelijke en objectieve gunningscriteria is cruciaal voor een transparant en eerlijk aanbestedingsproces. Ze helpen de aanbestedende dienst om de inschrijvingen op een gestructureerde manier te beoordelen en de inschrijving te selecteren die het beste aan de eisen voldoet. Voor bedrijven die deelnemen aan aanbestedingen, is een goed begrip van de gunningscriteria essentieel om hun inschrijving af te stemmen op de verwachtingen van de aanbestedende dienst.
Gunningscriteria vormen de basis van het beoordelingsproces in een aanbesteding. Ze geven inschrijvers duidelijkheid over wat er van hen wordt verwacht en bieden de aanbestedende dienst een objectief kader om inschrijvingen te vergelijken. Het zorgvuldig opstellen van gunningscriteria zorgt ervoor dat de inschrijving die het meeste waarde biedt, wordt geselecteerd. Deze criteria kunnen betrekking hebben op prijs, kwaliteit, duurzaamheid, risicobeheersing, en andere relevante factoren die bijdragen aan het succes van de opdracht.
1. Definieer de doelstellingen van de aanbesteding:
Begin met het bepalen van de doelstellingen van de aanbesteding. Wat wil de aanbestedende dienst bereiken? Dit kan variëren van het verkrijgen van de beste prijs-kwaliteitverhouding tot het selecteren van een partij die uitblinkt in innovatie of duurzaamheid. De gunningscriteria moeten aansluiten op deze doelstellingen.
2. Kies tussen prijs en kwaliteit:
Bepaal of je de focus legt op de laagste prijs, de beste kwaliteit, of een combinatie van beide. In veel gevallen wordt een EMVI-methodiek gebruikt waarbij zowel prijs als kwaliteit worden beoordeeld. Stel vast welke kwaliteitsaspecten je wilt beoordelen, zoals technische specificaties, referenties, of duurzaamheid.
3. Identificeer relevante kwaliteitscriteria:
Bepaal welke aspecten van kwaliteit van belang zijn voor de opdracht. Dit kunnen aspecten zijn zoals technische prestaties, innovatie, risicobeheersing, planning, en klanttevredenheid. Zorg ervoor dat deze criteria duidelijk en meetbaar zijn, zodat inschrijvers weten hoe ze hierop kunnen scoren.
4. Wijs wegingsfactoren toe:
Bepaal het relatieve gewicht van elk gunningscriterium. Hoe belangrijk is prijs ten opzichte van kwaliteit? Welke kwaliteitscriteria wegen het zwaarst? Door wegingsfactoren toe te kennen, kun je prioriteiten stellen en inschrijvers een duidelijke richting geven voor hun aanbieding.
5. Maak de criteria meetbaar en objectief:
Zorg dat elk gunningscriterium meetbaar en objectief is. Vermijd vage termen en zorg dat beoordelaars een duidelijke leidraad hebben om inschrijvingen te scoren. Dit kan bijvoorbeeld door specifieke eisen te stellen aan referenties, prestaties of duurzaamheidscertificaten.
6. Gebruik subcriteria waar nodig:
Als sommige criteria complex of breed zijn, overweeg dan om subcriteria te gebruiken. Dit kan helpen om specifieke onderdelen van een criterium beter te beoordelen en maakt het beoordelingsproces gedetailleerder en nauwkeuriger.
7. Stem af met belanghebbenden:
Bespreek de voorgestelde gunningscriteria met interne stakeholders, zoals projectleiders, technische experts, en juridische adviseurs. Dit zorgt ervoor dat de criteria goed aansluiten op de behoeften en verwachtingen binnen de organisatie en dat ze haalbaar zijn.
8. Test de criteria vooraf:
Voer een proefbeoordeling uit om te testen of de gunningscriteria effectief zijn en of ze leiden tot de gewenste uitkomst. Dit kan helpen om zwakheden in de criteria op te sporen en aanpassingen door te voeren voordat de aanbesteding formeel wordt gepubliceerd.
Het opstellen van gunningscriteria is een kritisch onderdeel van het aanbestedingsproces. Door duidelijke, meetbare en goed gewogen criteria te formuleren, zorg je voor een transparant beoordelingsproces dat de juiste partij selecteert voor de opdracht. Gunningscriteria helpen inschrijvers om hun aanbiedingen beter af te stemmen op de verwachtingen en doelen van de aanbestedende dienst, wat leidt tot betere projectresultaten en een eerlijker proces.
