Hoe stel je een prijsstrategie op voor aanbestedingen?

Wat is een prijsstrategie voor aanbestedingen?

Een prijsstrategie voor aanbestedingen is een plan waarin je bepaalt hoe je je prijzen structureert om een balans te vinden tussen competitiviteit en winstgevendheid. In aanbestedingen is prijs vaak een van de belangrijkste gunningscriteria, maar het gaat niet alleen om het bieden van de laagste prijs. Je moet ook rekening houden met andere factoren, zoals kwaliteit, duurzaamheid, risicobeheersing en klanttevredenheid. Een goede prijsstrategie stelt je in staat om concurrerend te blijven zonder je marges in gevaar te brengen.

Waarom is een goede prijsstrategie belangrijk in aanbestedingen?

Een goed doordachte prijsstrategie helpt je om concurrerend te zijn terwijl je ervoor zorgt dat je bedrijf winstgevend blijft. Te laag prijzen kan ten koste gaan van de kwaliteit of de mogelijkheid om de opdracht succesvol uit te voeren, terwijl te hoog prijzen kan leiden tot het verliezen van de aanbesteding. Een effectieve prijsstrategie houdt rekening met zowel je kosten als de verwachtingen van de aanbestedende dienst. Het kan ook helpen om je bedrijf te positioneren als een betrouwbare en professionele partner, die niet alleen de laagste prijs biedt, maar ook de beste waarde levert.

Voordelen van een sterke prijsstrategie:

• Verbeterde winstgevendheid: Een goed geplande prijsstrategie zorgt ervoor dat je projecten winstgevend blijven zonder dat je marges onder druk komen te staan.
• Concurrerend blijven in de markt: Door inzicht te hebben in de prijsstrategie van je concurrenten, kun je een prijsstructuur ontwikkelen die aantrekkelijk is voor de aanbestedende dienst.
• Balans tussen prijs en kwaliteit: Een prijsstrategie helpt je om de juiste balans te vinden tussen een scherpe prijs en het leveren van hoge kwaliteit, wat essentieel is voor een winnende EMVI-uitwerking.

Hoe stel je een effectieve prijsstrategie op?

1. Analyseer de concurrentie:

Begin met het analyseren van eerdere aanbestedingen en de prijzen die je concurrenten hebben gehanteerd. Dit geeft je inzicht in hoe zij hun prijzen bepalen en welke factoren ze meenemen in hun calculaties. Bekijk ook hoe de gunningscriteria waren opgebouwd in eerdere opdrachten. Hierdoor krijg je een idee van welke prijs-kwaliteitverhouding als optimaal werd beschouwd.

Tip: Gebruik openbare bronnen zoals TenderNed om informatie te verzamelen over prijzen die in vergelijkbare aanbestedingen zijn aangeboden en hoe deze werden beoordeeld door de aanbestedende diensten.

2. Bepaal je kosten nauwkeurig:

Een succesvolle prijsstrategie begint met een nauwkeurige berekening van je kosten. Dit omvat zowel directe kosten (zoals materialen en arbeid) als indirecte kosten (zoals overhead en administratie). Zorg ervoor dat je alle kostenposten meeneemt, inclusief risico’s die zich kunnen voordoen tijdens de uitvoering van het project. Door je kosten goed in kaart te brengen, kun je een realistische prijs bepalen die zowel winstgevend als competitief is.

Voorbeeld: Als je een project voor infrastructuur uitvoert, moet je niet alleen rekening houden met materiaalkosten en personeel, maar ook met factoren zoals vergunningen, transport en mogelijke vertragingen door slecht weer.

3. Kies een passende prijsstrategie:

Er zijn verschillende prijsstrategieën die je kunt hanteren, afhankelijk van je positie in de markt en je concurrentie. Hier zijn enkele veelvoorkomende strategieën:

• Kostprijs-plusmarge: Je bepaalt de kosten van het project en voegt daar een vaste marge aan toe voor winst. Dit is een eenvoudige methode, maar het kan moeilijk zijn om concurrerend te blijven als je marge te hoog is.
• Marktgebaseerde prijsstelling: Hierbij bepaal je je prijs op basis van wat de markt bereid is te betalen, afhankelijk van de vraag en het aanbod. Je houdt rekening met de prijs van concurrenten en probeert een prijs te bieden die net iets aantrekkelijker is zonder verliesgevend te worden.
• Waardegebaseerde prijsstelling: Bij deze strategie bepaal je je prijs op basis van de toegevoegde waarde die je biedt aan de aanbestedende dienst. Dit kan bijvoorbeeld zijn als je unieke technologieën of een superieure risicomanagementstrategie aanbiedt die de aanbestedende dienst extra zekerheid of besparingen oplevert.

4. Houd rekening met de gunningscriteria:

Bij veel aanbestedingen wordt de keuze niet uitsluitend op basis van prijs gemaakt, maar op de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Dit betekent dat de aanbestedende dienst ook andere factoren, zoals kwaliteit en risicobeheersing, meeneemt in de beoordeling. Het is daarom belangrijk om je prijsstrategie af te stemmen op de gunningscriteria. Als kwaliteit zwaarder weegt dan prijs, kun je mogelijk een hogere prijs vragen door aan te tonen dat je hogere kwaliteit levert dan je concurrenten.

Voorbeeld: Als de aanbesteding vraagt om innovatieve oplossingen en risicobeperking, kun je een hogere prijs vragen zolang je duidelijk maakt dat je aanpak zorgt voor lagere risico’s en hogere efficiëntie.

5. Pas je prijs aan op risico’s:

Bij het bepalen van je prijsstrategie is het belangrijk om risico’s mee te nemen. Elk project brengt bepaalde risico’s met zich mee, zoals vertragingen, prijsstijgingen van materialen of onvoorziene omstandigheden. Zorg ervoor dat je deze risico’s vertaalt naar een financiële buffer in je prijs. Dit zorgt ervoor dat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan als er problemen optreden tijdens de uitvoering van het project.

6. Wees flexibel in je benadering:

Elke aanbesteding is anders en vereist mogelijk een andere benadering. Wees flexibel in je prijsstrategie en bereid om je aan te passen aan de specifieke behoeften van de aanbestedende dienst. In sommige gevallen kan het zinvol zijn om een lager tarief aan te bieden om de aanbesteding te winnen, terwijl je bij andere projecten je prijs kunt verhogen als je duidelijke voordelen biedt die de concurrentie niet heeft.

7. Test je prijsstrategie met scenario’s:

Het kan nuttig zijn om verschillende prijsstrategieën te simuleren om te zien hoe ze zouden uitpakken in verschillende situaties. Maak een scenarioanalyse waarbij je verschillende prijspunten test, gecombineerd met veranderingen in kosten, marktvraag of concurrentie. Hierdoor krijg je een beter beeld van hoe flexibel je strategie moet zijn.

Voorbeeld: Stel een scenario op waarbij de materiaalkosten stijgen, of waarin je met onverwachte vertragingen te maken krijgt, en kijk hoe dit je winstgevendheid beïnvloedt.

Veelgemaakte fouten bij het opstellen van een prijsstrategie:

• Te veel focus op de laagste prijs: Hoewel een lage prijs je kan helpen om een aanbesteding te winnen, kan dit ook ten koste gaan van de kwaliteit en de winstgevendheid. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen prijs en waarde.
• Geen rekening houden met risico’s: Het niet meenemen van risico’s in je prijsstelling kan ertoe leiden dat je later voor onverwachte kosten komt te staan. Zorg dat je een risicomarge hebt ingebouwd in je prijsstrategie.
• Verwaarlozen van gunningscriteria: Als je je uitsluitend op prijs richt en andere gunningscriteria negeert, loop je het risico om belangrijke punten te verliezen in de beoordeling. Zorg dat je inschrijving ook sterk scoort op kwalitatieve criteria zoals duurzaamheid en risicobeheersing.
• Niet inspelen op marktsignalen: Als je de prijzen van concurrenten of de markttrends niet volgt, kan je prijsstrategie uit de pas lopen met wat de markt verwacht. Dit kan je kansen op succes verkleinen.

Conclusie: Hoe stel je een prijsstrategie op voor aanbestedingen?

Een effectieve prijsstrategie voor aanbestedingen is gebaseerd op een grondige analyse van je kosten, de gunningscriteria, en de concurrentie. Door een balans te vinden tussen prijs en kwaliteit, en risico’s mee te nemen in je prijsstelling, kun je concurrerend blijven zonder dat dit ten koste gaat van je winstgevendheid. Een goed doordachte prijsstrategie helpt je om de aanbestedende dienst te overtuigen van de toegevoegde waarde die je biedt, terwijl je je marges beschermt.