Een tenderteam is een multidisciplinair team dat verantwoordelijk is voor het voorbereiden, opstellen en indienen van inschrijvingen voor aanbestedingen. Het team werkt samen om een winnende inschrijving te ontwikkelen door kennis, expertise en middelen te bundelen. Elk lid van het tenderteam heeft een specifieke rol en draagt bij aan het proces, van het analyseren van de aanbestedingsvereisten tot het schrijven van de EMVI-uitwerking en het opstellen van een competitieve prijsstrategie.
Een goed samengesteld tenderteam is cruciaal voor het succes van een inschrijving, omdat het ervoor zorgt dat alle aspecten van de aanbesteding – van projectplanning en risicobeheersing tot financiële haalbaarheid – op een professionele en doordachte manier worden aangepakt.
Het tenderproces is complex en vraagt om de juiste mix van vaardigheden en expertise. Een sterk tenderteam zorgt ervoor dat de inschrijving goed is afgestemd op de eisen en verwachtingen van de aanbestedende dienst. Door verschillende disciplines samen te brengen, kun je ervoor zorgen dat elk aspect van de inschrijving – van de technische specificaties tot het risicomanagementplan – van hoge kwaliteit is. Bovendien kunnen de teamleden elkaar ondersteunen en aanvullen om de beste strategie te ontwikkelen en de inschrijving op tijd in te dienen.
1. Kies een ervaren tenderleider:
Het eerste en belangrijkste teamlid dat je nodig hebt, is een ervaren tenderleider of bidmanager. Deze persoon is verantwoordelijk voor het coördineren van het hele tenderproces, het toewijzen van taken en het bewaken van deadlines. De tenderleider zorgt ervoor dat alle teamleden weten wat van hen wordt verwacht en dat het proces soepel verloopt. Dit teamlid is ook verantwoordelijk voor de communicatie met de aanbestedende dienst en voor het indienen van de inschrijving.
Tip: Kies iemand met ervaring in het leiden van complexe projecten en met kennis van aanbestedingsprocessen, die goed kan communiceren en sterke organisatorische vaardigheden heeft.
2. Stel een multidisciplinair team samen:
Een effectief tenderteam bestaat uit leden met verschillende expertisegebieden. Afhankelijk van de aard van de aanbesteding kun je teamleden betrekken vanuit afdelingen zoals projectmanagement, techniek, risicobeheer, juridische zaken en financiën. Elk van deze disciplines speelt een cruciale rol in het ontwikkelen van een succesvolle inschrijving. De juiste mix van vaardigheden zorgt ervoor dat elk aspect van de inschrijving goed wordt aangepakt, van het opstellen van een sterke EMVI-uitwerking tot het berekenen van de kosten.
Voorbeeld van een multidisciplinair team:
3. Bepaal duidelijke rollen en verantwoordelijkheden:
Om ervoor te zorgen dat het tenderproces soepel verloopt, moet elke teamlid duidelijke rollen en verantwoordelijkheden hebben. Door een heldere taakverdeling te maken, voorkom je verwarring en zorg je ervoor dat alle aspecten van de inschrijving goed worden opgevolgd. De tenderleider moet regelmatig de voortgang van elk teamlid monitoren en zorgen dat deadlines worden gehaald.
Tip: Maak gebruik van een projectmanagementtool om taken, deadlines en verantwoordelijkheden bij te houden en ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de voortgang.
4. Zorg voor goede interne communicatie:
Goede communicatie binnen het tenderteam is essentieel om ervoor te zorgen dat iedereen op één lijn zit en dat er geen belangrijke details over het hoofd worden gezien. Organiseer regelmatig vergaderingen waarin de voortgang van het proces wordt besproken en waarin problemen of knelpunten tijdig kunnen worden opgelost. Zorg dat teamleden elkaar snel en efficiënt kunnen bereiken via bijvoorbeeld e-mail, chat of andere communicatietools.
Voorbeeld: Plan wekelijkse check-ins waarin de tenderleider met het team de voortgang bespreekt en eventuele problemen of vertragingen worden besproken.
5. Zet een strakke tijdlijn op:
Aanbestedingen hebben vaak strikte deadlines die niet kunnen worden verlengd. Het is daarom cruciaal dat je een duidelijke tijdlijn opstelt waarin alle fasen van het tenderproces worden ingepland. Van het verzamelen van informatie tot het schrijven van de inschrijving en het controleren van de documenten: elk onderdeel moet een deadline hebben en voldoende tijd krijgen om grondig te worden uitgevoerd.
Tip: Plan ook ruimte in voor onverwachte vertragingen of problemen, zodat je niet in tijdsnood komt vlak voor de deadline.
6. Investeer in training en ontwikkeling:
Aanbestedingen zijn voortdurend aan verandering onderhevig, vooral met de komst van nieuwe regelgeving en digitale ontwikkelingen. Het is belangrijk dat je tenderteam altijd op de hoogte blijft van de laatste trends en best practices. Investeer in regelmatige trainingen en workshops om de vaardigheden van je team up-to-date te houden.
Tip: Overweeg om teamleden trainingen te laten volgen in tenderstrategieën, aanbestedingssoftware of risicomanagement, zodat ze altijd goed voorbereid zijn.
7. Evalueer en verbeter na elke aanbesteding:
Na elke aanbesteding, of je nu wint of verliest, is het belangrijk om een evaluatie te houden met het hele tenderteam. Bespreek wat goed ging en wat beter kon. Gebruik deze evaluatie om lessen te trekken en verbeteringen door te voeren voor toekomstige aanbestedingen. Dit zorgt ervoor dat je team zich voortdurend ontwikkelt en steeds beter wordt in het tenderproces.
Voorbeeld: Na een verloren aanbesteding kun je het evaluatierapport doornemen en analyseren waarom de inschrijving niet succesvol was. Gebruik deze feedback om je strategie voor de volgende keer aan te passen.
Een succesvol tenderteam bestaat uit een ervaren tenderleider en multidisciplinaire teamleden met duidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Goede communicatie, een strakke planning en voortdurende evaluatie en training zijn essentieel voor het succes van je team. Door een effectief tenderteam op te bouwen, vergroot je je kansen op succes in aanbestedingen en zorg je ervoor dat je inschrijvingen van hoge kwaliteit zijn en voldoen aan de verwachtingen van de aanbestedende dienst.
