Wat is een Gedragsverklaring Aanbesteden?

Een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) is een belangrijk document binnen het aanbestedingsproces, vooral voor bedrijven die zich willen kwalificeren om op overheidsopdrachten in te schrijven. Dit document bevestigt dat een bedrijf en zijn bestuurders integer handelen en zich houden aan de geldende wet- en regelgeving. Een GVA is van groot belang omdat het helpt de betrouwbaarheid van bedrijven te waarborgen en het vertrouwen te versterken tussen aanbestedende diensten en inschrijvers. Dit artikel behandelt alle aspecten van de Gedragsverklaring Aanbesteden, van de aanvraagprocedure tot de strategische waarde van een GVA voor bedrijven.

Wat is een Gedragsverklaring Aanbesteden?

De Gedragsverklaring Aanbesteden is een verklaring die bevestigt dat een bedrijf en zijn vertegenwoordigers zich hebben gehouden aan de ethische en wettelijke normen die vereist zijn in het aanbestedingsproces. In Nederland wordt deze verklaring uitgegeven door de Justis, de screeningsautoriteit van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Een GVA dient als bewijs dat een bedrijf geen strafrechtelijke veroordelingen of andere ernstige tekortkomingen op zijn naam heeft staan.

Waarom is de Gedragsverklaring Aanbesteden belangrijk?

Het belang van een GVA ligt in het vertrouwen dat het creëert. Overheidsorganisaties moeten er zeker van kunnen zijn dat zij samenwerken met betrouwbare en integere partijen. Voor bedrijven is de GVA een essentieel document om deel te nemen aan aanbestedingen en om te voldoen aan de gestelde voorwaarden. Het hebben van een GVA verbetert ook het imago van een bedrijf, aangezien het blijk geeft van naleving van de wet- en regelgeving.

Hoe vraag je een Gedragsverklaring Aanbesteden aan?

De aanvraagprocedure voor een Gedragsverklaring Aanbesteden bestaat uit meerdere stappen. Hieronder bespreken we de belangrijkste fasen en de documenten die nodig zijn om een succesvolle aanvraag in te dienen.

1. Voorbereiding van de aanvraag

Om de aanvraag te starten, moet het bedrijf de nodige documenten en informatie verzamelen. Dit omvat:

• Identiteitsbewijzen van de directieleden en andere relevante bestuurders
• Informatie over eerdere veroordelingen of juridische procedures
• Bedrijfsregistratiegegevens

2. Indienen bij Justis

De aanvraag voor een GVA wordt ingediend bij Justis, de screeningsautoriteit van het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Dit kan online gebeuren via het Justis-portaal, waar bedrijven hun documenten kunnen uploaden en het aanvraagformulier kunnen invullen. Er zijn administratiekosten verbonden aan de aanvraag, en de verwerkingstijd kan variëren.

3. Beoordelingsproces

Tijdens de beoordeling onderzoekt Justis of er geen strafbare feiten of andere inbreuken zijn gepleegd door het bedrijf of haar vertegenwoordigers. In het geval van twijfel kan er aanvullend onderzoek worden gedaan, zoals interviews of nadere informatieverzoeken. De beoordelingstijd is meestal enkele weken.

4. Uitslag en toekenning

Na een succesvolle beoordeling wordt de Gedragsverklaring Aanbesteden aan het bedrijf toegekend. Deze verklaring is geldig voor een bepaalde periode en moet, afhankelijk van de eisen van de aanbestedende dienst, periodiek worden vernieuwd.

Wanneer is een Gedragsverklaring Aanbesteden vereist?

Een GVA is vaak vereist bij overheidsopdrachten van significante waarde, waar strikte ethische normen gelden. Deze verklaring kan verplicht zijn voor specifieke sectoren zoals de bouw, gezondheidszorg en IT, waarin de integriteit van de dienstverlener van essentieel belang is. Ook in de Europese context worden bedrijven met een GVA beter beoordeeld vanwege de gestandaardiseerde naleving van ethische normen.

Uitzonderingen en vrijstellingen

Niet alle bedrijven hoeven een GVA te overleggen. Voor kleinere opdrachten kan de GVA optioneel zijn, afhankelijk van de aard van het project en de eisen van de aanbestedende partij. Daarnaast kunnen bedrijven met specifieke certificeringen vrijgesteld worden van het indienen van een GVA, zolang ze aan andere integriteitsvoorwaarden voldoen.

Strategische voordelen van een Gedragsverklaring Aanbesteden

Een GVA biedt strategische voordelen voor bedrijven die zich richten op de overheidsmarkt. Hieronder volgen enkele van de belangrijkste voordelen:

1. Vergroot de kans op gunning

Bedrijven met een GVA komen betrouwbaarder over op aanbestedende diensten, wat hun kansen op het winnen van overheidsopdrachten vergroot. De verklaring laat zien dat een bedrijf voldoet aan integriteitsnormen en eerder succesvol heeft deelgenomen aan soortgelijke projecten.

2. Versterkt het bedrijfsimago

Een GVA laat zien dat een bedrijf zich houdt aan ethische normen en waarden, wat positief bijdraagt aan het imago van het bedrijf. Dit kan helpen bij het aangaan van partnerschappen en het verbeteren van de reputatie in de sector.

3. Vermindert juridische risico’s

Met een GVA kunnen bedrijven mogelijke juridische risico’s minimaliseren door te laten zien dat zij voldoen aan wettelijke vereisten en zich inzetten voor integriteit en transparantie.

Veelvoorkomende uitdagingen bij het verkrijgen van een GVA

Het verkrijgen van een GVA kan enkele uitdagingen met zich meebrengen, vooral voor bedrijven die actief zijn in sectoren met strikte regelgeving. Hier volgen enkele veelvoorkomende obstakels en hoe bedrijven deze kunnen overwinnen.

1. Kosten en tijdsinvestering

De aanvraag van een GVA brengt kosten met zich mee en kan enkele weken in beslag nemen. Dit kan vooral voor kleinere bedrijven een belasting vormen. Bedrijven kunnen deze obstakels overwinnen door de aanvraag vroegtijdig te starten en alle benodigde documenten paraat te hebben.

2. Weigeringen en beroep

In sommige gevallen kan Justis de aanvraag van een GVA weigeren als er onregelmatigheden of strafbare feiten zijn vastgesteld. Bedrijven hebben in dergelijke gevallen de mogelijkheid om in beroep te gaan en verdere documentatie aan te leveren om hun integriteit te bewijzen.

Praktische tips voor een succesvolle aanvraag

Hier zijn enkele praktische tips om de kans op een succesvolle GVA-aanvraag te vergroten:

• Start op tijd: Het aanvraagproces kan tijdrovend zijn, dus het is belangrijk om ruim van tevoren te beginnen.
• Zorg voor volledige documentatie: Zorg ervoor dat alle benodigde documenten nauwkeurig en volledig zijn ingevuld.
• Wees transparant: Bij twijfel over bepaalde informatie is het raadzaam om transparant te zijn, aangezien Justis aanvullende controles kan uitvoeren.

Conclusie

Een Gedragsverklaring Aanbesteden (GVA) is een essentieel document voor bedrijven die willen deelnemen aan het aanbestedingsproces in Nederland. Het helpt de betrouwbaarheid van een bedrijf te versterken en toont aan dat de organisatie voldoet aan ethische en wettelijke normen. Voor bedrijven biedt de GVA niet alleen toegang tot overheidsopdrachten, maar ook een versterkt imago en minder juridische risico’s. Bedrijven die regelmatig deelnemen aan aanbestedingen doen er goed aan om bekend te zijn met het proces en hun documentatie goed op orde te houden.