Een optimalisatiesessie is een gerichte bijeenkomst waarbij het tenderteam samenkomt om een bestaande inschrijving te evalueren en te verbeteren. Het doel van een optimalisatiesessie is om de inschrijving te optimaliseren zodat deze beter aansluit bij de gunningscriteria en de verwachtingen van de aanbestedende dienst. Deze sessies helpen om eventuele zwaktes in de inschrijving aan te pakken, de presentatie van USP’s (Unique Selling Points) te versterken, en de kwaliteit van het aanbod te verhogen.
Optimalisatiesessies zijn essentieel omdat ze een kritische blik werpen op de inschrijving voordat deze definitief wordt ingediend. Door de inschrijving grondig te evalueren, kan het team verbeteringen doorvoeren die de inschrijving overtuigender maken. Dit proces minimaliseert de kans op fouten en verhoogt de kans dat de inschrijving positief wordt beoordeeld door de aanbestedende dienst. Het is een kans om te fine-tunen en ervoor te zorgen dat elk aspect van de inschrijving in lijn is met de eisen uit de selectieleidraad en de gunningscriteria.
Voordelen van een optimalisatiesessie:
Voorbereiding:
Begin met het voorbereiden van de sessie door de huidige inschrijving door te nemen. Het is handig om de inschrijving op te splitsen in secties zoals het plan van aanpak, de prestatieonderbouwing en de risicoanalyse. Maak een checklist van de belangrijkste aandachtspunten, zoals de kwaliteit van de uitwerking van de EMVI-criteria, de helderheid van de kernboodschappen, en de mate waarin de USP’s goed naar voren komen.
Kritische beoordeling:
Evalueer elk onderdeel van de inschrijving kritisch. Vraag jezelf af: Zijn de gunningscriteria volledig behandeld? Is de prijsstrategie goed onderbouwd? Is de taal helder en overtuigend? Door elk aspect kritisch te beoordelen, kun je verbeterpunten identificeren.
Gebruik feedback van experts:
Betrek experts uit verschillende disciplines om feedback te geven op specifieke onderdelen van de inschrijving. Bijvoorbeeld, laat een technisch expert de technische beschrijvingen evalueren, en vraag een financieel expert om de prijsopbouw te beoordelen.
Aanpassen en optimaliseren:
Pas de inschrijving aan op basis van de feedback die tijdens de sessie is gegeven. Maak de nodige aanpassingen om de inschrijving te verbeteren, zoals het verduidelijken van tekst, het toevoegen van sterke referenties, of het verder uitwerken van de risicoanalyse.
Test de inschrijving tegen de gunningscriteria:
Gebruik de optimalisatiesessie om de inschrijving nogmaals te toetsen aan de gunningscriteria. Zorg dat elk criterium duidelijk wordt behandeld en dat de inschrijving sterk en overtuigend overkomt.
Documenteer de verbeteringen:
Houd bij welke verbeteringen zijn doorgevoerd en waarom. Dit helpt bij het verantwoorden van de wijzigingen en bij het leren van deze optimalisaties voor toekomstige inschrijvingen.
Een optimalisatiesessie is een waardevolle tool voor elk tenderteam dat zijn kansen op succes wil maximaliseren. Door een kritische beoordeling en optimalisatie van de inschrijving, kun je de kwaliteit verhogen, risico’s beter beheersen, en ervoor zorgen dat de inschrijving volledig voldoet aan de verwachtingen van de aanbestedende dienst. Deze sessies helpen om van een goede inschrijving een uitstekende inschrijving te maken, wat het verschil kan betekenen tussen winnen en verliezen.
