Het winnen van een aanbesteding vereist meer dan alleen het indienen van een scherpe offerte. Het is een strategisch proces dat een grondige voorbereiding, een goed begrip van de aanbestedingsdocumenten en een overtuigende presentatie van je aanbod vereist. Of je nu een ervaren inschrijver bent of nieuw bent in de wereld van tenders, het volgen van een gestructureerde aanpak kan je kansen op succes aanzienlijk vergroten. Hier zijn enkele bewezen strategieën en tips om je te helpen een aanbesteding te winnen.
Het startpunt van elke succesvolle inschrijving is een grondige lezing en analyse van de aanbestedingsdocumenten, zoals de selectieleidraad en de gunningscriteria. Deze documenten bevatten alle informatie die je nodig hebt om je inschrijving af te stemmen op de eisen van de aanbestedende dienst. Besteed speciale aandacht aan de beoordelingscriteria en EMVI-uitwerking, zodat je begrijpt hoe je aanbieding wordt beoordeeld.
Een sterke marktverkenning helpt je om inzicht te krijgen in de behoeften van de aanbestedende dienst en om de concurrentie in kaart te brengen. Door een SWOT-analyse uit te voeren, kun je je sterke punten benutten en je strategie aanpassen aan de zwakke punten van concurrenten. Analyseer eerdere opdrachten die de aanbestedende dienst heeft uitgeschreven en kijk naar de partijen die deze hebben gewonnen.
Een goed plan van aanpak is meer dan een opsomming van wat je gaat doen. Het moet de aanbestedende dienst overtuigen dat jouw aanpak de beste oplossing biedt. Zorg dat je plan duidelijk, gestructureerd en afgestemd is op de specifieke behoeften die in de aanbestedingsdocumenten zijn vermeld. Verwijs naar je USP’s (Unique Selling Points) en benadruk hoe jouw oplossing waarde toevoegt.
Referenties zijn een krachtig middel om je inschrijving te versterken. Ze tonen aan dat je eerder soortgelijke projecten succesvol hebt afgerond. Kies referenties die nauw aansluiten bij de opdracht en die de kerncompetenties van je bedrijf benadrukken. Zorg dat ze actueel zijn en dat de beschreven resultaten overtuigend en meetbaar zijn.
Bij veel aanbestedingen wordt de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) als gunningscriterium gebruikt. Zorg dat je niet alleen focust op de prijs, maar ook op de kwalitatieve aspecten die scoren in de EMVI-beoordeling, zoals kwaliteit, duurzaamheid en innovatie. Werk deze onderdelen goed uit en zorg dat je strategie aansluit op wat de aanbestedende dienst waardevol vindt.
Een goede inschrijving is niet alleen inhoudelijk sterk, maar ook helder en makkelijk te lezen. Vermijd jargon, wees duidelijk in je taalgebruik en zorg voor een logische opbouw van je document. Dit verhoogt de leesbaarheid en helpt de beoordelaars om snel de kernpunten van je aanbieding te begrijpen.
Het opstellen van een concurrerende maar rendabele prijs is een kunst op zich. Zorg dat je prijs niet alleen aantrekkelijk is, maar ook onderbouwd wordt met een heldere uitleg van de kostenopbouw. Een prijsstrategie die transparant en goed onderbouwd is, wekt vertrouwen bij de aanbestedende dienst.
Het tenderproces is vaak complex en tijdrovend. Betrek je tenderteam bij alle stappen en zorg dat iedereen zijn of haar rol goed begrijpt. Voer interne reviews uit voordat je de inschrijving indient om fouten te minimaliseren en om ervoor te zorgen dat je aanbieding zo sterk mogelijk is.
Ook als je de aanbesteding niet wint, is het waardevol om een evaluatie te vragen. De feedback kan je helpen om je toekomstige inschrijvingen te verbeteren. Leer van je fouten en pas je strategie aan op basis van de evaluatie.
Een goede stakeholderanalyse helpt je om te begrijpen wie invloed heeft op de beslissing en hoe je hun behoeften kunt adresseren. Bouw relaties op met belangrijke stakeholders en zorg dat je hun verwachtingen goed managet.
Het winnen van een aanbesteding vereist een strategische en grondige aanpak. Door de aanbestedingsdocumenten goed te begrijpen, een sterke EMVI-uitwerking te leveren, een overtuigend plan van aanpak te presenteren en je inschrijving helder en concurrerend te maken, vergroot je je kansen aanzienlijk. Door continu te evalueren en te leren van elke inschrijving, bouw je de kennis en ervaring op die je nodig hebt om steeds succesvoller te worden in de wereld van tenders.
