Een marktconsultatie is een formeel proces waarbij een aanbestedende dienst feedback en informatie verzamelt van potentiële inschrijvers voordat de formele aanbesteding wordt uitgeschreven. Dit proces biedt leveranciers de mogelijkheid om input te geven over de opzet van de aanbesteding, de technische specificaties, en de haalbaarheid van de gestelde eisen. Marktconsultaties geven bedrijven de kans om vroegtijdig invloed uit te oefenen op de aanbestedingsuitvraag, wat kan leiden tot gunstigere voorwaarden voor hun eigen aanbieding.
Marktconsultaties zijn belangrijk omdat ze je in staat stellen om inzicht te krijgen in de behoeften en verwachtingen van de aanbestedende dienst voordat de formele aanbesteding plaatsvindt. Dit geeft je de kans om vragen te stellen, verduidelijkingen te krijgen, en suggesties te doen die de aanbesteding in jouw voordeel kunnen beïnvloeden. Door deel te nemen aan een marktconsultatie kun je waardevolle informatie verzamelen die je inschrijving sterker maakt, terwijl je ook de kans krijgt om je expertise en toegevoegde waarde te tonen aan de aanbestedende dienst.
Voordelen van marktconsultaties:
1. Bereid je goed voor:
Voordat je deelneemt aan een marktconsultatie, is het belangrijk om goed voorbereid te zijn. Lees de bestaande documentatie door en begrijp de scope van de mogelijke aanbesteding. Maak een lijst van vragen, suggesties en punten die je wilt bespreken, en zorg dat je deze goed kunt onderbouwen met feiten en voorbeelden. Dit kan ook betekenen dat je een interne SWOT-analyse uitvoert om te bepalen waar jouw bedrijf kansen ziet.
2. Stel relevante vragen:
Marktconsultaties bieden de gelegenheid om vragen te stellen over de technische eisen, uitvoering, en planning van de opdracht. Stel vragen die niet alleen je eigen positie kunnen versterken, maar ook bijdragen aan de duidelijkheid van de aanbesteding als geheel. Bijvoorbeeld, als je vindt dat bepaalde technische eisen te streng zijn, kun je vragen om verduidelijking en voorstellen doen voor alternatieven die even effectief zijn, maar beter aansluiten op jouw expertise.
3. Doe suggesties die waarde toevoegen:
Gebruik de marktconsultatie om proactieve suggesties te doen die waarde toevoegen voor de aanbestedende dienst. Dit kan bijvoorbeeld gaan over innovatieve oplossingen, alternatieve methoden voor risicobeheersing, of manieren om de kosten te beheersen. Laat zien dat je niet alleen problemen kunt signaleren, maar ook oplossingen biedt die aansluiten op de doelstellingen van de aanbestedende dienst.
4. Toon je expertise:
Marktconsultaties bieden een platform om je expertise en ervaring te tonen aan de aanbestedende dienst. Door inzichtelijke vragen te stellen en waardevolle suggesties te doen, kun je jezelf positioneren als een serieuze en competente partij. Dit kan helpen om de aanbestedende dienst gunstig te stemmen ten opzichte van jouw inschrijving zodra de aanbesteding officieel wordt gepubliceerd.
5. Let op de signalen van de aanbestedende dienst:
Tijdens de marktconsultatie kan de aanbestedende dienst bepaalde voorkeuren, zorgen of prioriteiten naar voren brengen. Let goed op deze signalen en pas je inschrijving hierop aan. Dit kan betekenen dat je extra nadruk legt op specifieke aspecten in je plan van aanpak of dat je meer aandacht besteedt aan onderwerpen die tijdens de consultatie zijn besproken.
6. Stel jezelf open voor dialoog:
Een marktconsultatie is niet alleen een kans om te spreken, maar ook om te luisteren. Sta open voor de dialoog met de aanbestedende dienst en met andere marktpartijen. Soms kunnen er tijdens de consultatie inzichten naar voren komen die je nog niet had overwogen, en die je strategie verder kunnen versterken.
7. Maak een intern verslag van de marktconsultatie:
Documenteer de belangrijkste punten die tijdens de marktconsultatie naar voren zijn gekomen, inclusief de feedback van de aanbestedende dienst en de suggesties die je hebt gedaan. Gebruik dit verslag om je risicomanagementplan, USP’s, en andere onderdelen van je inschrijving verder te verbeteren.
Stel dat je deelneemt aan een marktconsultatie voor een grote infrastructuur-aanbesteding. Tijdens de consultatie kom je erachter dat de aanbestedende dienst zich zorgen maakt over mogelijke vertragingen in de leveringsketen. Dit geeft jou de kans om je risicobeheersingsmaatregelen in je inschrijving extra te benadrukken en te laten zien hoe jouw bedrijf dit probleem kan oplossen. Door een alternatieve aanpak voor te stellen, kun je de aanbestedende dienst overtuigen dat jouw bedrijf beter voorbereid is dan concurrenten.
Veelgemaakte fouten bij marktconsultaties:
Marktconsultaties bieden een unieke kans om invloed uit te oefenen op de uiteindelijke aanbestedingsuitvraag. Door goed voorbereid deel te nemen, relevante vragen te stellen en waardevolle suggesties te doen, kun je niet alleen de aanbestedingsvoorwaarden in je voordeel helpen vormen, maar ook je positie versterken door je expertise te tonen. Marktconsultaties zijn een strategisch hulpmiddel dat, indien goed gebruikt, je kansen op succes in het aanbestedingsproces aanzienlijk kan vergroten.
