Wat is een (EMVI) planschrijver?

Een (EMVI) planschrijver speelt een cruciale rol in het schrijven van plannen die zijn gericht op aanbestedingen, waarbij de focus ligt op de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). De EMVI-methode stelt de aanbestedende dienst in staat om een opdracht niet alleen te gunnen op basis van de laagste prijs, maar ook op basis van de beste prijs-kwaliteitverhouding. Dit betekent dat naast prijs ook andere factoren, zoals duurzaamheid, innovatie, en projectbeheer, een rol spelen. Een EMVI-planschrijver zorgt ervoor dat deze aspecten op een overtuigende manier worden verwoord in het inschrijvingsplan, om zo de kans op succes te maximaliseren.

In dit artikel bespreken we wat een EMVI-planschrijver precies doet, welke vaardigheden en strategieën essentieel zijn voor succes, en hoe bedrijven zich kunnen onderscheiden met een goed geschreven EMVI-plan.

Wat doet een EMVI-planschrijver?

Een EMVI-planschrijver is verantwoordelijk voor het opstellen van plannen die inspelen op de gunningscriteria die door de aanbestedende dienst zijn vastgesteld. Deze plannen moeten aantonen dat de inschrijving niet alleen voldoet aan de eisen, maar ook waarde toevoegt op gebieden zoals kwaliteit, duurzaamheid, en innovatie. Dit vergt een diepgaand begrip van het project en de sector, evenals sterke schrijf- en presentatievaardigheden.

De belangrijkste verantwoordelijkheden van een EMVI-planschrijver zijn:

Analyse van gunningscriteria: De EMVI-planschrijver begint met het analyseren van de gunningscriteria en de prioriteiten van de aanbestedende dienst, zoals beschreven in de selectieleidraad en het Programma van Eisen (PvE). Deze analyse vormt de basis voor het opstellen van het plan.
Structureren van het EMVI-plan: De planschrijver moet zorgen voor een heldere en logische structuur van het plan, waarin duidelijk wordt hoe de inschrijving voldoet aan de gestelde criteria.
Verwoorden van toegevoegde waarde: Het plan moet laten zien waarom de inschrijving meerwaarde biedt ten opzichte van concurrenten. Dit kan bijvoorbeeld gaan om duurzaamheid, efficiëntie, innovatie of risicobeheersing.
Samenwerken met het tenderteam: De EMVI-planschrijver werkt nauw samen met verschillende afdelingen binnen het bedrijf, zoals techniek, projectmanagement, en financiën, om ervoor te zorgen dat het plan aansluit bij de strategie van het bedrijf en de specifieke eisen van de aanbesteding.

Het belang van de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI)

De EMVI-methodiek biedt inschrijvers de mogelijkheid om zich te onderscheiden op basis van meer dan alleen prijs. Dit betekent dat bedrijven die een sterke focus hebben op kwaliteit, duurzaamheid, en innovatie een grotere kans hebben om aanbestedingen te winnen. Een goed geschreven EMVI-plan speelt hierin een cruciale rol.

2.1. Wat is EMVI?

De Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI) is een beoordelingsmethode waarbij de aanbestedende dienst zowel prijs als kwaliteit beoordeelt. In veel gevallen wordt er gewerkt met een puntensysteem, waarbij punten worden toegekend aan verschillende aspecten van de inschrijving. De criteria kunnen variëren per aanbesteding, maar veelvoorkomende aspecten zijn:

Duurzaamheid: Hoe milieuvriendelijk is de voorgestelde oplossing?
Innovatie: Biedt de inschrijving nieuwe en innovatieve manieren om het project efficiënter of effectiever te realiseren?
Projectbeheersing: Hoe goed is het risicomanagement van de inschrijving? Zijn er duidelijke plannen voor het beheersen van kosten, tijd, en kwaliteit?

2.2. De rol van de EMVI-planschrijver binnen dit proces

Een EMVI-planschrijver speelt een sleutelrol bij het vertalen van deze criteria naar een concreet plan dat de aanbestedende dienst overtuigt. Dit vergt niet alleen een goed begrip van de technische en operationele aspecten van het project, maar ook de vaardigheid om deze aspecten op een begrijpelijke en overtuigende manier te verwoorden.

Hoe schrijf je een succesvol EMVI-plan?

Een succesvol EMVI-plan is meer dan alleen een beschrijving van de voorgestelde oplossing. Het moet duidelijk laten zien hoe de inschrijving voldoet aan de gunningscriteria en toegevoegde waarde biedt ten opzichte van de concurrentie. Hier zijn enkele essentiële stappen om een succesvol EMVI-plan te schrijven.

3.1. Analyseer de aanbestedingsdocumenten

Voordat je begint met schrijven, is het essentieel om de aanbestedingsdocumenten grondig te analyseren. Dit omvat niet alleen de selectieleidraad en het Programma van Eisen (PvE), maar ook eventuele vragen en antwoorden uit de nota van inlichtingen. Deze documenten bieden waardevolle inzichten in wat de aanbestedende dienst belangrijk vindt en waar je plan op moet focussen.

3.2. Structureren van het plan

Een goed gestructureerd plan is gemakkelijker te lezen en overtuigt de aanbestedende dienst sneller. Een veelgebruikte structuur voor EMVI-plannen is:

Inleiding: Een korte introductie waarin je de kernboodschap van je inschrijving presenteert.
Projectomschrijving: Een overzicht van de voorgestelde oplossing, inclusief de belangrijkste kenmerken en voordelen.
Kwaliteitscriteria: Een gedetailleerde beschrijving van hoe je inschrijving voldoet aan de gunningscriteria, zoals duurzaamheid, innovatie, en risicomanagement.
Toegevoegde waarde: Een uitleg van de unieke voordelen van je inschrijving ten opzichte van de concurrentie.
Conclusie: Een samenvatting waarin je de belangrijkste punten benadrukt en de aanbestedende dienst aanmoedigt om voor jouw inschrijving te kiezen.

3.3. Focus op toegevoegde waarde

Een van de belangrijkste aspecten van een EMVI-plan is het aantonen van de toegevoegde waarde van je inschrijving. Dit betekent dat je moet laten zien hoe jouw oplossing niet alleen voldoet aan de eisen, maar ook extra voordelen biedt, zoals lagere operationele kosten, betere milieuprestaties, of innovatieve technologieën.

3.4. Gebruik van visuals en tabellen

Hoewel een EMVI-plan vooral tekstueel is, kunnen visuals zoals grafieken, tabellen en afbeeldingen helpen om complexe informatie begrijpelijker te maken. Bijvoorbeeld, een risicomanagementplan kan effectiever worden gepresenteerd door het gebruik van een risicomatrix die de belangrijkste risico’s en beheersmaatregelen visueel weergeeft.

Essentiële vaardigheden voor een EMVI-planschrijver

Het schrijven van een EMVI-plan vereist een breed scala aan vaardigheden, van technisch inzicht tot sterke schrijfvaardigheden. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste vaardigheden voor een succesvolle EMVI-planschrijver.

4.1. Schrijfvaardigheden

Een EMVI-planschrijver moet in staat zijn om complexe technische en operationele informatie op een heldere en beknopte manier te presenteren. Het is belangrijk dat het plan niet alleen voldoet aan de eisen, maar ook goed leesbaar en overtuigend is.

4.2. Strategisch inzicht

Naast schrijfvaardigheden is strategisch inzicht essentieel voor een EMVI-planschrijver. Dit betekent dat je niet alleen moet begrijpen wat de aanbestedende dienst wil, maar ook hoe je jouw inschrijving op de meest gunstige manier kunt presenteren.

4.3. Samenwerking

Omdat het schrijven van een EMVI-plan vaak een teaminspanning is, moet een EMVI-planschrijver goed kunnen samenwerken met andere afdelingen binnen het bedrijf, zoals techniek, projectmanagement en financiën.

Veelvoorkomende fouten bij het schrijven van een EMVI-plan

Zelfs ervaren EMVI-planschrijvers maken soms fouten die de kans op succes kunnen verkleinen. Hieronder bespreken we enkele van de meest voorkomende fouten en hoe je ze kunt vermijden.

5.1. Te veel focus op prijs

Hoewel prijs belangrijk is, draait een EMVI-plan vooral om kwaliteit en toegevoegde waarde. Het is een veelgemaakte fout om te veel te focussen op prijs en te weinig aandacht te besteden aan andere gunningscriteria zoals duurzaamheid en innovatie.

5.2. Onduidelijke structuur

Een EMVI-plan dat slecht is gestructureerd, kan verwarrend zijn voor de aanbestedende dienst en de kans op succes verkleinen. Zorg ervoor dat je plan een heldere en logische structuur heeft, zodat de lezer gemakkelijk de belangrijkste punten kan begrijpen.

5.3. Onvoldoende aandacht voor de gunningscriteria

Een andere veelvoorkomende fout is het niet goed inspelen op de gunningscriteria. Het is belangrijk dat elk deel van het plan duidelijk aantoont hoe de inschrijving voldoet aan de criteria die door de aanbestedende dienst zijn vastgesteld.

Conclusie

Een EMVI-planschrijver speelt een cruciale rol in het succes van aanbestedingen. Door het schrijven van overtuigende plannen die inspelen op de gunningscriteria, kan een EMVI-planschrijver ervoor zorgen dat een bedrijf zich onderscheidt van de concurrentie en de kans op winst vergroot. Door strategisch inzicht, sterke schrijfvaardigheden en een goed begrip van de aanbestedingsdocumenten te combineren, kan een EMVI-planschrijver de sleutel zijn tot succes in aanbestedingsprojecten.