Wat doet een EMVI-schrijver?

Een EMVI-schrijver speelt een cruciale rol in het opstellen van kwalitatief hoogwaardige inschrijvingen voor aanbestedingen waarbij de focus ligt op de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI). Deze methode, die veel wordt gebruikt in aanbestedingsprocedures, stelt bedrijven in staat om hun inschrijving niet alleen op prijs, maar ook op kwaliteit en toegevoegde waarde te laten beoordelen. Een EMVI-schrijver helpt bedrijven om deze balans optimaal te presenteren, met als doel de aanbesteding binnen te halen.

In dit artikel gaan we in op wat een EMVI-schrijver precies doet, welke strategieën en vaardigheden vereist zijn om een effectieve inschrijving te schrijven, en hoe deze professionals bijdragen aan het winnen van aanbestedingen.

Wat is de rol van een EMVI-schrijver?

Een EMVI-schrijver is verantwoordelijk voor het schrijven van inschrijvingsplannen die inspelen op de EMVI-criteria. Deze criteria omvatten niet alleen de prijs, maar ook aspecten zoals duurzaamheid, innovatie, kwaliteit en risicomanagement. De EMVI-schrijver werkt nauw samen met diverse afdelingen binnen het bedrijf om ervoor te zorgen dat alle benodigde informatie correct wordt verwerkt en dat de inschrijving op een overtuigende manier wordt gepresenteerd.

1.1. Analyse van de aanbestedingsdocumenten

Een belangrijk deel van de taak van een EMVI-schrijver is het grondig analyseren van de aanbestedingsdocumenten, zoals de selectieleidraad en het Programma van Eisen (PvE). Deze documenten bevatten belangrijke informatie over de gunningscriteria en de verwachtingen van de aanbestedende dienst. De EMVI-schrijver moet deze informatie vertalen naar een helder en gestructureerd plan dat de meerwaarde van de inschrijving duidelijk maakt.

1.2. Structureren van het EMVI-plan

De EMVI-schrijver zorgt voor een duidelijke en logische opbouw van het EMVI-plan. Dit plan moet aansluiten op de vereisten van de aanbesteding en overtuigend aantonen waarom de inschrijving de beste keuze is voor de aanbestedende dienst. Vaak wordt een EMVI-plan opgedeeld in verschillende secties, zoals duurzaamheid, projectbeheer, risicoanalyse en innovatie.

Het belang van een goede EMVI-schrijver in aanbestedingen

Een goed opgestelde EMVI-inschrijving kan het verschil maken tussen het winnen en verliezen van een aanbesteding. Een EMVI-schrijver helpt bedrijven zich te onderscheiden door de focus te leggen op waardecreatie in plaats van alleen op prijs. Dit zorgt ervoor dat bedrijven zich positioneren als betrouwbare en kwalitatieve partners voor de aanbestedende dienst.

2.1. Wat is EMVI?

EMVI staat voor Economisch Meest Voordelige Inschrijving en is een beoordelingsmethode die door aanbestedende diensten wordt gebruikt om niet alleen naar de laagste prijs te kijken, maar ook naar andere criteria, zoals kwaliteit, duurzaamheid en innovatie. Het doel van EMVI is om aanbestedingen te gunnen aan bedrijven die de beste balans bieden tussen prijs en waarde.

2.2. De bijdrage van een EMVI-schrijver

Een EMVI-schrijver zorgt ervoor dat de inschrijving overtuigend is en alle gunningscriteria helder beschrijft. De schrijver benadrukt niet alleen de technische en functionele aspecten van de inschrijving, maar ook hoe de aangeboden diensten of producten waarde toevoegen voor de aanbestedende dienst.

Het proces van EMVI-schrijven

Het proces van EMVI-schrijven bestaat uit verschillende stappen, waarbij de EMVI-schrijver samenwerkt met diverse teams binnen het bedrijf om een overtuigend en goed onderbouwd plan op te stellen.

3.1. Voorbereiding en informatieverzameling

De eerste stap in het EMVI-schrijfproces is het verzamelen van alle relevante informatie. Dit omvat het analyseren van de aanbestedingsdocumenten, het identificeren van de belangrijkste gunningscriteria en het overleg met interne teams, zoals projectmanagers, technisch specialisten en financiële experts. De EMVI-schrijver moet ervoor zorgen dat alle informatie accuraat en up-to-date is voordat het schrijfproces begint.

3.2. Structureren van het EMVI-plan

Een goed gestructureerd plan is essentieel om de aanbestedende dienst te overtuigen. De EMVI-schrijver zorgt ervoor dat elk deel van het plan duidelijk en beknopt is, en dat de meerwaarde van de inschrijving wordt benadrukt. Veelgebruikte onderdelen van een EMVI-plan zijn:

• Duurzaamheid: Hoe draagt de inschrijving bij aan milieudoelstellingen?
• Innovatie: Welke innovatieve oplossingen worden aangeboden?
• Projectbeheer en planning: Hoe wordt het project beheerd om de kwaliteit te waarborgen?
• Risicomanagement: Welke risico’s zijn geïdentificeerd en hoe worden deze beheerd?

3.3. Schrijven van de inschrijving

Een EMVI-schrijver moet in staat zijn om technische en complexe informatie op een duidelijke en overtuigende manier te presenteren. Het plan moet niet alleen voldoen aan de gestelde eisen, maar ook aantrekkelijk en overtuigend zijn voor de lezer. Dit vereist sterke schrijfvaardigheden en een goed begrip van de verwachtingen van de aanbestedende dienst.

3.4. Kwaliteitscontrole en fine-tuning

Voordat de inschrijving wordt ingediend, moet de EMVI-schrijver het plan zorgvuldig controleren op fouten en inconsistenties. Dit is een cruciale stap, omdat fouten of onduidelijkheden kunnen leiden tot uitsluiting van de aanbesteding. De EMVI-schrijver werkt vaak samen met het tenderteam om feedback te verzamelen en het plan verder te verfijnen.

Vaardigheden van een EMVI-schrijver

Een succesvolle EMVI-schrijver heeft een breed scala aan vaardigheden nodig om effectieve inschrijvingen te schrijven. Hieronder bespreken we enkele van de belangrijkste vaardigheden die vereist zijn in deze rol.

4.1. Schrijfvaardigheden

Het schrijven van een EMVI-plan vereist sterke schrijfvaardigheden. De EMVI-schrijver moet in staat zijn om technische en complexe informatie op een heldere en beknopte manier te presenteren. Dit omvat het schrijven van overtuigende teksten die inspelen op de gunningscriteria.

4.2. Analysevaardigheden

Een EMVI-schrijver moet in staat zijn om grote hoeveelheden informatie snel en effectief te analyseren. Dit omvat het begrijpen van de gunningscriteria en het vertalen van deze criteria naar een strategisch plan dat de aanbestedende dienst overtuigt van de meerwaarde van de inschrijving.

4.3. Samenwerkingsvaardigheden

Omdat de EMVI-schrijver vaak samenwerkt met diverse teams binnen het bedrijf, zijn sterke samenwerkings- en communicatieve vaardigheden essentieel. De schrijver moet in staat zijn om informatie te verzamelen van verschillende afdelingen en deze informatie samen te voegen tot een coherent plan.

4.4. Creatief denken

Het vermogen om creatief te denken en innovatieve oplossingen te presenteren is een belangrijke vaardigheid voor een EMVI-schrijver. Door innovatieve ideeën en oplossingen in het plan op te nemen, kan de inschrijving zich onderscheiden van de concurrentie.

Veelgemaakte fouten bij EMVI-schrijven

Zelfs ervaren EMVI-schrijvers maken soms fouten die de kans op succes kunnen verminderen. Hieronder bespreken we enkele veelvoorkomende fouten en hoe je ze kunt vermijden.

5.1. Te veel focus op prijs

Hoewel prijs een belangrijk criterium is, draait EMVI om de balans tussen prijs en kwaliteit. Het is een veelgemaakte fout om te veel nadruk te leggen op prijs, terwijl andere belangrijke criteria, zoals duurzaamheid en innovatie, worden verwaarloosd.

5.2. Onduidelijke structuur

Een slecht gestructureerd EMVI-plan kan verwarring veroorzaken bij de aanbestedende dienst en de kans op succes verkleinen. Zorg ervoor dat het plan een logische opbouw heeft, zodat de lezer gemakkelijk de belangrijkste punten kan begrijpen.

5.3. Onvoldoende aandacht voor de gunningscriteria

Een andere veelvoorkomende fout is het niet goed inspelen op de gunningscriteria. Het is belangrijk dat elk deel van het plan duidelijk aantoont hoe de inschrijving voldoet aan de criteria die door de aanbestedende dienst zijn vastgesteld.

Conclusie

Een EMVI-schrijver speelt een essentiële rol in het winnen van aanbestedingen door het schrijven van plannen die niet alleen voldoen aan de eisen, maar ook de meerwaarde van de inschrijving op een overtuigende manier presenteren. Door sterk strategisch inzicht, uitstekende schrijfvaardigheden en een goed begrip van de aanbestedingsdocumenten te combineren, kan een EMVI-schrijver de kans op succes aanzienlijk vergroten.