Wat is tenderen?

Tenderen is het proces waarbij bedrijven of organisaties een formele offerte indienen om deel te nemen aan een competitie voor een opdracht of project die is uitgeschreven door een aanbestedende partij, zoals een overheid of groot bedrijf. Het doel van tenderen is om de beste aanbieder te selecteren op basis van criteria zoals prijs, kwaliteit, en duurzaamheid. Tenderen is vooral gebruikelijk bij grote en complexe projecten, zoals bouwprojecten, IT-diensten en overheidsopdrachten.

Hoe werkt tenderen?

Het tenderproces begint wanneer een aanbestedende dienst besluit om een opdracht open te stellen voor inschrijvingen. Dit gebeurt door middel van een tenderuitvraag waarin de eisen, criteria en voorwaarden van het project gedetailleerd worden beschreven. Geïnteresseerde bedrijven kunnen vervolgens een offerte indienen die voldoet aan deze specificaties.

Het proces van tenderen bestaat uit de volgende stappen:

Publicatie van de tender:

De aanbestedende partij publiceert de tender op een openbaar platform, zoals TenderNed of Negometrix, waar details over de opdracht worden gedeeld. Dit omvat vaak de technische specificaties, deadlines, en de beoordelingscriteria.

Voorbereiding van de inschrijving:

Bedrijven die willen deelnemen aan de tender bereiden een inschrijving voor. Dit omvat een gedetailleerde offerte, een plan van aanpak en eventueel referenties of bewijs van eerdere succesvolle projecten. De inschrijving moet voldoen aan de gestelde criteria om kans te maken.

Beoordeling van de inschrijvingen:

De aanbestedende partij beoordeelt alle ingediende offertes op basis van de vooraf vastgestelde gunningscriteria. Dit kan variëren van de laagste prijs tot een combinatie van prijs en kwaliteit, bekend als de Economisch Meest Voordelige Inschrijving (EMVI).

Gunning van de opdracht:

Na de beoordeling kiest de aanbestedende partij de inschrijving die het beste aan de criteria voldoet. De opdracht wordt vervolgens gegund aan de winnende inschrijver, die verantwoordelijk is voor de uitvoering van het project volgens de afspraken.

Contractondertekening en uitvoering:

Nadat de opdracht is gegund, wordt er een contract opgesteld en ondertekend door beide partijen. De uitvoerende partij begint dan met het werk volgens de gestelde voorwaarden.

Waarom wordt tenderen gebruikt?

Tenderen wordt gebruikt om het selectieproces eerlijk, transparant en competitief te maken. Dit heeft verschillende voordelen:

• Transparantie: Het tenderproces is openbaar en inzichtelijk voor alle betrokkenen, waardoor de integriteit van de toewijzing wordt gewaarborgd.
• Competitie: Door meerdere partijen te laten meedingen naar de opdracht, ontstaat er competitie die vaak leidt tot betere prijzen en innovatieve oplossingen.
• Gelijke kansen: Tenderen geeft alle bedrijven, groot of klein, de kans om mee te dingen naar opdrachten op basis van objectieve criteria.
• Kwaliteit: Het proces zorgt ervoor dat niet alleen de goedkoopste, maar ook de meest gekwalificeerde partij de opdracht wint.

Soorten tenderen

Er zijn verschillende vormen van tenderen, elk met specifieke kenmerken en toepassingsgebieden:

Openbare tender:

Dit is de meest gebruikelijke vorm waarbij elke geïnteresseerde partij een inschrijving mag indienen. Het proces is volledig transparant en biedt gelijke kansen voor alle deelnemers.

Niet-openbare tender:

Bij niet-openbare tenders wordt eerst een selectieronde gehouden waarbij alleen gekwalificeerde partijen worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Dit type tender wordt vaak gebruikt bij complexe projecten.

Onderhandse tender:

Hierbij nodigt de aanbestedende partij een select aantal partijen uit om mee te dingen naar de opdracht. Dit wordt meestal gebruikt bij kleinere projecten of spoedopdrachten.

Concurrentiegerichte dialoog:

Dit type tender wordt toegepast bij complexe opdrachten waar de precieze eisen nog niet volledig vaststaan. De aanbestedende dienst gaat in gesprek met de inschrijvers om de beste oplossing te vinden.

Wat is het verschil tussen tenderen en aanbesteden?

Hoewel de termen tenderen en aanbesteden vaak door elkaar worden gebruikt, is er een verschil. Aanbesteden is het bredere proces waarin een opdracht wordt opengesteld voor inschrijvingen, meestal door een publieke organisatie. Tenderen verwijst specifiek naar het indienen van een offerte door een geïnteresseerde partij om deel te nemen aan dat proces. Met andere woorden, de aanbestedende dienst zet een aanbesteding uit, en bedrijven die willen meedingen, tenderen.

Gunningscriteria bij tenderen

Een belangrijk onderdeel van tenderen zijn de gunningscriteria die bepalen welke inschrijving de opdracht wint. De meest gebruikte gunningscriteria zijn:

• Laagste prijs: De inschrijving met de laagste prijs wint, mits aan alle eisen wordt voldaan.
• EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving): Hierbij wordt niet alleen naar de prijs gekeken, maar ook naar andere factoren zoals kwaliteit, duurzaamheid en innovatief vermogen.
• Kwaliteit: Dit criterium kan aspecten omvatten zoals technische bekwaamheid, ervaring en plan van aanpak.

Voor- en nadelen van tenderen

Voordelen:

• Objectiviteit: Beslissingen worden genomen op basis van vooraf vastgestelde criteria, wat voor objectiviteit en eerlijkheid zorgt.
• Innovatie: Door competitie worden bedrijven gestimuleerd om innovatieve oplossingen te bieden.
• Kostenbesparing: Tenderen kan leiden tot betere prijzen doordat leveranciers concurreren.

Nadelen:

• Complexiteit: Tenderprocessen kunnen ingewikkeld en tijdrovend zijn, vooral bij grote projecten met strikte eisen.
• Kosten voor inschrijvers: Het voorbereiden van een inschrijving kan aanzienlijke tijd en middelen vergen zonder garantie op succes.

Conclusie: Wat is tenderen en waarom is het belangrijk?

Tenderen is een essentieel proces voor organisaties die op zoek zijn naar de beste partner voor hun projecten. Door het tenderproces kunnen bedrijven en overheden op een gestructureerde en transparante manier de beste partij selecteren. Het proces bevordert competitie, stimuleert innovatie en zorgt ervoor dat opdrachten worden uitgevoerd tegen de beste prijs-kwaliteitverhouding. Voor bedrijven die deelnemen aan tenders is het van belang om het proces goed te begrijpen en zich zorgvuldig voor te bereiden om succesvol te kunnen tenderen.