Wat is procurement?

Procurement, ook wel inkoop genoemd, is het proces waarbij een organisatie goederen en diensten verwerft van externe leveranciers. Dit proces omvat alles van het identificeren van een behoefte, het selecteren van leveranciers, het onderhandelen van contracten, tot het beheren van die contracten na de aankoop. Procurement speelt een cruciale rol in elke organisatie, omdat het direct invloed heeft op de operationele efficiëntie, kostenbeheersing en de kwaliteit van de geleverde producten of diensten.

Het procurementproces uitgelegd

Het procurementproces bestaat uit verschillende fasen die zorgvuldig moeten worden beheerd om te zorgen voor een efficiënte en kosteneffectieve inkoop. Hier zijn de belangrijkste stappen van het procurementproces:

1. Identificatie van de behoefte: De eerste stap in procurement is het vaststellen van wat de organisatie nodig heeft. Dit kan variëren van kantoorbenodigdheden tot complexe IT-diensten of grote infrastructuurprojecten.
2. Leveranciersselectie: Nadat de behoefte is vastgesteld, begint de zoektocht naar geschikte leveranciers. Dit kan via tenders, aanbestedingen of directe onderhandelingen. Het doel is om leveranciers te vinden die de beste prijs-kwaliteitverhouding bieden.
3. Onderhandelingen en contractbeheer: Zodra een geschikte leverancier is geselecteerd, beginnen de onderhandelingen over de prijs, leveringsvoorwaarden en contractuele verplichtingen. Het doel is om de beste deal te sluiten die voldoet aan de behoeften van de organisatie.
4. Bestelling en levering: Na het sluiten van een contract wordt de bestelling geplaatst. De levering wordt vervolgens nauwgezet gevolgd om te verzekeren dat deze op tijd en volgens de afgesproken voorwaarden plaatsvindt.
5. Beheer van contracten en leveranciersrelaties: Procurement eindigt niet bij de levering van de goederen of diensten. Het beheren van contracten en relaties met leveranciers is essentieel om de continuïteit van de levering te waarborgen en eventuele problemen tijdig op te lossen.

Waarom is procurement belangrijk?

Procurement is een strategische functie binnen organisaties omdat het direct invloed heeft op de kostenstructuur, kwaliteit en efficiëntie van de bedrijfsvoering. Een goed beheer van het procurementproces zorgt ervoor dat organisaties kunnen profiteren van:

• Kostenbeheersing: Door goed onderhandelde contracten en het selecteren van de juiste leveranciers kunnen organisaties hun kosten aanzienlijk verlagen.
• Risicobeheer: Het selecteren van betrouwbare leveranciers en het zorgvuldig beheren van contracten helpt bij het minimaliseren van risico’s zoals vertragingen in de levering of kwaliteitsproblemen.
• Efficiëntieverbetering: Een gestroomlijnd procurementproces zorgt ervoor dat goederen en diensten op tijd worden geleverd, wat bijdraagt aan de continuïteit van de bedrijfsvoering.
• Kwaliteitsverbetering: Door het zorgvuldig selecteren van leveranciers op basis van kwaliteit, kunnen organisaties de standaarden van hun eigen producten en diensten verbeteren.

Soorten procurement

Procurement kan worden ingedeeld in verschillende categorieën, afhankelijk van de aard van de inkoop en het doel van de goederen of diensten. Enkele belangrijke soorten zijn:

Direct procurement:

Dit type procurement omvat de inkoop van grondstoffen, onderdelen of producten die direct worden gebruikt in de productie van goederen of levering van diensten. Bijvoorbeeld, een autofabrikant die onderdelen koopt voor de productie van auto’s.

Indirect procurement:

Indirect procurement verwijst naar de aankoop van goederen en diensten die niet direct verband houden met de productie, maar die wel nodig zijn voor de bedrijfsvoering. Denk aan kantoorbenodigdheden, IT-diensten of marketinguitgaven.

Strategische procurement:

Hierbij ligt de focus op het opbouwen van langdurige relaties met leveranciers en het integreren van procurement in de strategische doelen van de organisatie. Dit type procurement richt zich niet alleen op kostenbesparing, maar ook op innovatie en duurzame inkoop.

Wat is het verschil tussen procurement en inkoop?

Hoewel de termen procurement en inkoop vaak door elkaar worden gebruikt, is er een subtiel verschil. Inkoop is een onderdeel van het bredere procurementproces en verwijst specifiek naar de handeling van het kopen van goederen en diensten. Procurement daarentegen omvat het hele proces, van de strategische planning en leveranciersselectie tot contractbeheer en leveranciersrelaties.

Procurement in de publieke sector

In de publieke sector wordt procurement vaak gereguleerd door strikte wetten en regels om eerlijkheid en transparantie te waarborgen. Overheidsinstanties gebruiken aanbestedingen als een vorm van procurement om de beste leveranciers te selecteren voor hun projecten, waarbij nadruk ligt op het voldoen aan specifieke wettelijke eisen zoals de Aanbestedingswet.

Duurzaam procurement

Duurzaam procurement wordt steeds belangrijker, waarbij organisaties niet alleen kijken naar de prijs en kwaliteit, maar ook naar de impact op het milieu en de samenleving. Duurzame procurement richt zich op het inkopen van producten en diensten die een minimale impact hebben op het milieu en die bijdragen aan maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Conclusie: Wat is procurement en waarom is het essentieel?

Procurement is een essentieel proces dat de inkoop van goederen en diensten beheert om operationele efficiëntie en kostenbeheersing te waarborgen. Door het implementeren van een goed georganiseerd procurementproces kunnen organisaties betere zakelijke beslissingen nemen, de kwaliteit van hun producten en diensten verbeteren en risico’s minimaliseren. Of het nu gaat om de private of publieke sector, procurement speelt een cruciale rol in het succes en de duurzaamheid van organisaties.