Wat is de standstill-termijn?

De standstill-termijn is een cruciale fase binnen het aanbestedingsproces. Het is een wettelijke periode die in het leven is geroepen om transparantie en eerlijke concurrentie te waarborgen in de wereld van aanbestedingen. Deze periode vindt plaats na de gunning van de aanbesteding, maar voordat het contract daadwerkelijk wordt ondertekend. Het biedt afgewezen inschrijvers de kans om bezwaar te maken als zij van mening zijn dat de aanbesteding niet correct is verlopen.

Voor bedrijven die deelnemen aan aanbestedingen, is het begrijpen van de standstill-termijn essentieel. Het stelt hen in staat om hun rechten te beschermen en, indien nodig, bezwaar aan te tekenen. In dit artikel gaan we diepgaand in op wat de standstill-termijn inhoudt, waarom deze belangrijk is en hoe je je als bedrijf kunt voorbereiden op deze fase.

Wat is de standstill-termijn?

De standstill-termijn is een periode van minimaal 10 kalenderdagen, die start nadat de aanbestedende dienst de voorlopige gunning van een aanbesteding bekendmaakt. Gedurende deze tijd heeft geen enkele partij het recht om een contract te ondertekenen, waardoor afgewezen inschrijvers de gelegenheid krijgen om bezwaar in te dienen. Deze periode waarborgt de transparantie van het aanbestedingsproces en voorkomt dat het proces oneerlijk verloopt.

Wettelijke basis van de standstill-termijn

De verplichting tot het toepassen van een standstill-termijn is vastgelegd in Europese en nationale aanbestedingswetten. Het doel is om gelijke kansen te bieden aan alle inschrijvers, door hen de mogelijkheid te geven om de beslissingen van de aanbestedende dienst te controleren en eventuele fouten aan te kaarten. Zonder deze termijn zou het risico bestaan dat onregelmatigheden in het gunningsproces onopgemerkt blijven.

Het is belangrijk op te merken dat de duur van de standstill-termijn kan verschillen per type aanbesteding, maar de minimale termijn is doorgaans 10 dagen. In sommige gevallen kan deze termijn worden verlengd, afhankelijk van de complexiteit van de aanbesteding en de wettelijke vereisten van de betrokken landen.

Het doel van de standstill-termijn

Het primaire doel van de standstill-termijn is om de aanbestedingsprocedure transparant en eerlijk te laten verlopen. Het biedt afgewezen inschrijvers de kans om te beoordelen of de aanbesteding correct is uitgevoerd en of de gunningscriteria op de juiste manier zijn toegepast. Dit is vooral belangrijk in grote en complexe projecten, waarbij de belangen voor bedrijven hoog zijn.

Bescherming van inschrijvers

Een van de belangrijkste functies van de standstill-termijn is het beschermen van de rechten van inschrijvers. Stel dat een bedrijf ervan overtuigd is dat het gunningsproces niet eerlijk is verlopen, bijvoorbeeld omdat de gunningscriteria niet correct zijn toegepast, dan biedt de standstill-termijn de mogelijkheid om bezwaar te maken. Dit bezwaar kan leiden tot een herbeoordeling van de inschrijvingen of, in sommige gevallen, de annulering van de gunning.

Voorkomen van juridische complicaties

Naast de bescherming van inschrijvers voorkomt de standstill-termijn juridische complicaties op de lange termijn. Als een contract wordt ondertekend zonder dat de standstill-termijn is gerespecteerd, kan dit leiden tot juridische stappen en vertragingen in de uitvoering van het project. Het naleven van de standstill-termijn zorgt ervoor dat eventuele problemen in een vroeg stadium worden opgelost, zonder dat het proces onnodig wordt vertraagd.

Hoe werkt de standstill-termijn in de praktijk?

De standstill-termijn gaat van start zodra de aanbestedende dienst de voorlopige gunning bekendmaakt. In deze kennisgeving wordt aangegeven welke partij het project gegund krijgt en waarom deze partij de voorkeur heeft gekregen. De afgewezen inschrijvers ontvangen meestal ook een evaluatie van hun eigen inschrijving, waarin wordt uitgelegd waarom hun bod niet is geselecteerd.

Kenmerken van een standstill-kennisgeving

Een standstill-kennisgeving moet altijd de volgende informatie bevatten:

• De naam van de winnende partij
• De redenen waarom de winnende partij is geselecteerd
• De beoordelingsscores van de afgewezen partijen
• De begindatum en duur van de standstill-termijn
• Instructies over hoe en waar bezwaar kan worden ingediend

Dit geeft de afgewezen inschrijvers voldoende informatie om te beoordelen of zij het eens zijn met de gunning of dat zij bezwaar willen maken. Het is belangrijk dat bedrijven in deze fase snel handelen, omdat de standstill-termijn doorgaans kort is.

Bezwaar maken tijdens de standstill-termijn

Wanneer een afgewezen inschrijver van mening is dat er fouten zijn gemaakt in het gunningsproces, kunnen zij gedurende de standstill-termijn bezwaar maken. Dit bezwaar wordt doorgaans ingediend bij de aanbestedende dienst, maar in sommige gevallen kan het ook via de rechter verlopen. Het bezwaar kan leiden tot een herziening van de gunning of een volledige herstart van het aanbestedingsproces.

Gevolgen van een bezwaar

Als een bezwaar gegrond wordt verklaard, kan dit grote gevolgen hebben voor de aanbesteding. De gunning kan worden teruggedraaid en het beoordelingsproces moet mogelijk opnieuw worden uitgevoerd. In extreme gevallen kan de aanbesteding volledig worden geannuleerd, en moet het proces van aanbesteding opnieuw worden opgestart. Dit toont aan hoe belangrijk het is dat bedrijven zorgvuldig omgaan met de informatie die zij tijdens de standstill-termijn ontvangen.

Tips voor bedrijven tijdens de standstill-termijn

De standstill-termijn biedt bedrijven niet alleen bescherming, maar ook een kans om waardevolle inzichten te verkrijgen in hun prestaties tijdens de aanbesteding. Hieronder volgen enkele tips voor bedrijven die deze periode optimaal willen benutten.

Analyseer de evaluatie zorgvuldig

Een van de meest waardevolle documenten die je ontvangt tijdens de standstill-termijn is de evaluatie van je inschrijving. Dit document biedt inzicht in hoe jouw bedrijf heeft gepresteerd op basis van de gunningscriteria en waar je mogelijk hebt gefaald. Door deze evaluatie grondig te analyseren, kun je leren van je fouten en je inschrijvingsproces verbeteren voor toekomstige aanbestedingen.

Maak strategisch bezwaar

Niet elk bezwaar is gerechtvaardigd, en het indienen van een ongefundeerd bezwaar kan schadelijk zijn voor de reputatie van je bedrijf. Zorg ervoor dat je alleen bezwaar maakt wanneer je sterke aanwijzingen hebt dat er sprake is van fouten of onrechtmatigheden in het gunningsproces. Overweeg een strategiesessie met je team om te beslissen of bezwaar maken de juiste keuze is.

Bouw aan relaties met aanbestedende diensten

De standstill-termijn is ook een kans om te communiceren met de aanbestedende dienst en inzicht te krijgen in hun besluitvorming. Door constructieve vragen te stellen en een goede verstandhouding op te bouwen, vergroot je je kansen op succes bij toekomstige aanbestedingen. Dit is vooral belangrijk wanneer je te maken hebt met langetermijnstrategieën voor aanbestedingen.

Wat gebeurt er na de standstill-termijn

Als er tijdens de standstill-termijn geen bezwaar is ingediend, kan de aanbestedende dienst overgaan tot het ondertekenen van het contract met de winnende partij. Dit markeert het einde van het tenderproces en het begin van de contractuele verplichtingen.

Contractondertekening

Na de standstill-termijn kunnen de aanbestedende dienst en de winnende partij beginnen met de contractonderhandelingen en -ondertekening. Dit is het moment waarop de uitvoering van het project officieel van start gaat. Voor de afgewezen partijen is het tijd om zich voor te bereiden op toekomstige aanbestedingen en te leren van de feedback die zij hebben ontvangen.

Vooruitkijken naar toekomstige aanbestedingen

Ook al heeft je bedrijf de aanbesteding niet gewonnen, de standstill-termijn biedt waardevolle lessen voor toekomstige inschrijvingen. Zorg ervoor dat je de feedback die je hebt ontvangen integreert in je volgende inschrijvingen. Dit verhoogt je kansen op succes in de toekomst.

Conclusie Het belang van de standstill-termijn

De standstill-termijn speelt een belangrijke rol in het waarborgen van transparantie en eerlijkheid in het aanbestedingsproces. Voor bedrijven biedt het niet alleen bescherming, maar ook een kans om te leren en zich beter voor te bereiden op toekomstige aanbestedingen. Door strategisch gebruik te maken van de standstill-termijn, kunnen bedrijven hun kansen op succes vergroten en hun positie in de aanbestedingsmarkt versterken.

Bedrijven die het tenderproces goed beheersen, inclusief de standstill-termijn, hebben een duidelijk voordeel bij het winnen van aanbestedingen en het opbouwen van duurzame relaties met aanbestedende diensten.